1 POSTE DE SECRETAIRE MEDICALE - SERVICE UNV/USC/USINV

Missions générales :·         Assurer l'accueil physique et téléphonique des patients, des familles, des professionnels de santé et des partenaires.·         Organiser et coordonner les consultations, les hospitalisations conventionnelles et les hospitalisations de jour.·         Assurer la gestion administrative du parcours patient et le suivi des dossiers médicaux.·         Préparer, saisir, mettre en forme et diffuser les documents médicaux et administratifs.·         Participer à la coordination entre les équipes médicales, paramédicales et les différents intervenants.·         Assurer le suivi administratif de l'activité du service et participer au recueil des données d'activité.·         Contribuer à l'organisation quotidienne du secrétariat médical.·         Garantir le respect de la confidentialité, du secret professionnel et des procédures institutionnelles.Missions spécifiques :Activité consultationsAssurer la gestion des rendez-vous, des consultations et des demandes de prise en charge.Préparer et vérifier les dossiers de consultation.Organiser les consultations externes et assurer le suivi administratif des patients.Participer à la rédaction, à la mise en forme et à la diffusion des courriers médicaux.Assurer, le cas échéant, l'encaissement des consultations relevant de l'activité libérale.Activité hospitalisation• Assurer la gestion administrative des admissions, des hospitalisations conventionnelles et des hospitalisations de jour.• Programmer les hospitalisations, les examens complémentaires et les rendez-vous post-hospitalisation.• Préparer, suivre et mettre à jour les dossiers d'hospitalisation.• Assurer le suivi des mouvements des patients (entrées, sorties et transferts).• Participer au classement, à l'archivage et à la numérisation des documents dans le dossier patient informatisé.Connaissances/savoir :·         Connaissance de l'environnement hospitalier et du parcours patient.·         Maîtrise de la terminologie médicale.·         Connaissance des droits des usagers du système de santé.·         Connaissance des procédures administratives hospitalières.·         Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers.·         Connaissance des règles de confidentialité, du secret professionnel et de la gestion documentaire.

Prérequis recommandés pour exercer : Connaissance du fonctionnement d'un secrétariat médical hospitalier, du parcours patient et des logiciels métiers. Spécificités : · Polyvalence entre les activités de consultation, d'hospitalisation conventionnelle et d'hospitalisation de jour. · Collaboration quotidienne avec une équipe pluridisciplinaire. · Gestion simultanée de plusieurs activités nécessitant organisation, rigueur et réactivité. · Utilisation quotidienne du dossier patient informatisé et des logiciels métiers. · Respect strict du secret professionnel et des procédures institutionnelles.

Tenue professionnelle : Tunique/pantalon ou blouse fournis par l’établissement. Horaires de travail : 9 h – 17 h ou 8 h – 16h sur une base de 7h30 par jour, du lundi au vendredi (équivalent temps plein). Pause méridienne : 30 minutes Quotité de travail : Du lundi au vendredi. Organisation du poste – Descriptif des activités 1. Accueil et coordination · Assurer l'accueil physique et téléphonique des patients, des familles et des professionnels. · Informer, orienter et accompagner les usagers. · Organiser les consultations, hospitalisations, hospitalisations de jour et examens complémentaires. · Assurer l'interface avec les équipes médicales, les services hospitaliers et les partenaires extérieurs. 2. Gestion administrative · Constituer, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers administratifs et médicaux. · Préparer, rédiger et diffuser les documents médicaux. · Gérer les admissions, les rendez-vous, les courriers, la messagerie et l'archivage. · Assurer la numérisation et la mise à jour des informations dans le dossier patient informatisé. 3. Suivi de l’activité · Participer au recueil et au suivi des données d'activité. · Mettre à jour les tableaux de bord et les indicateurs du service. · Contribuer à la qualité, à la traçabilité et à la fiabilité des données administratives. 4. Organisation logistique · Participer à l'organisation quotidienne du secrétariat médical. · Gérer les flux documentaires et les dossiers patients.