Secrétaire administratif - Secrétaire de direction à la cour d'appel de Versailles

SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION DE GREFFEMISSIONS PRINCIPALES : En qualité de secrétaire administratif du directeur de greffe de la cour d’appel de versailles, il/elle est chargé(e) des missions générales suivantes :-          accueil téléphonique et physique-          traitement du courrier (arrivée – départ)-          gestion des plannings (véhicules de service, stagiaires, congés annuels...) et préparation de réunions-          gestion des dossiers thématiques (exemple : recensement des grévistes)-          classement et archivage-         H@rmonie : accompagnement des utilisateurs (connexions, données, matricules), et des chefs de service (suivi des contingents : jours enfant malade, CET)Au titre des missions de gestion des ressources humaines, il/elle est chargé(e) de :-          l’accueil des fonctionnaires et des nouveaux arrivants-          de la constitution et du suivi des dossiers administratifs des fonctionnaires-          de la liaison entre les différents services de la cour, le SAR, les secrétariats des chefs de cour-          de la diffusion des notes de services et circulaires-          de la gestion des évaluations, des demandes de mutation, des demandes relatives à la carrière des fonctionnaires (état de service), du temps de travail (congés, CET, temps partiel), des arrêts maladie, des congés enfants malades, notification des arrêtés et des décisions du SAR-          de la gestion du paiement des indemnités, des heures supplémentaires et des astreintes-          de la gestion des astreintes et permanence WE (HO – MAE – reconduite à la frontière)-          de la gestion de la médecine du travail – Saisine du comité médical et de la commission de réforme – suivi des dossiers :Suivi des formations des fonctionnairesSuivi des accidents de serviceSuivi des habilitations de conduite des véhicules (inclus ordres de mission)-          de la gestion des vacataires-          de la gestion des stagiaires adjoints administratifs, greffiers, directeurs des services de greffe judiciairesAu titre des missions d’organisation de la cour, il/elle est chargé(e) de : -          de la préparation des commissions et assemblées générales des fonctionnaires : mise à jour de la liste des membres, convocations des fonctionnaires-          de la rédaction et transmissions des convocations aux membres des commissions-          de la rédaction des procès-verbaux des commissions restreintes et assemblées générales de fonctionnaires-          de la préparation des audiences solennelles en collaboration avec les secrétariats des chefs de cour -          de la préparation des élections professionnelles, des élections des membres représentant les divers syndicats de fonctionnaires du ministère de la justice-          de la préparation, de la rédaction des piécettes et procès-verbaux des prestations de serment toutes catégories (sauf magistrats)-          de la polyvalence sur les tâches quotidiennes

Connaissances Organisation judiciaire Bureautique et outils collaboratifs Environnement administratif, institutionnel et politique Techniques de secrétariat de direction Savoir-être Avoir le sens de l’organisation, être disponible Etre discret, polyvalent, rigoureux Avoir de bonnes qualités relationnelles Etre réactif Savoir-faire Gérer un planning / un agenda Organiser une réunion Prioriser Diffuser une information Rédiger et mettre en forme un document Gestion de boîtes mails et archivage

MISSIONS ANNEXES participation au recrutement des vacataires relever la boîte structurelle « CHG » en cas d'absence ou empêchement de la directrice de greffe adjointe Expériences professionnelles antérieures souhaitées :OUI Offres de formation associées à votre prise de poste : Formation en interne par les autres agents du secrétariat – Utilisation de modes opératoires – formation par tutorat possible

Organisation du travail : Charte des temps 37h30 hebdomadaires Le télétravail est possible à raison d’un jour par semaine (jour flottant) Restauration : restaurant administratif sur place Accessibilité en transport / Parking : 3 gares desservent Versailles + réseau de bus – parking possible dans la limite des possibilités Groupe IFSE : 3 Durée d’affectation attendue sur le poste : 3 ans nombre de poste susceptible d'être vacant : 1 POSTE SOUMIS A ENTRETIEN : prendre attache avec les contacts mentionnés