Secrétaire de direction

Vos activités principales En lien avec l’adjoint du chef de BAG sécurise l’échelon de la direction vis-à-vis des échéances (ordre du jour, dossier préparatoires, interlocuteurs). Point d’entrée des appels sur la ligne directe du DI (filtrage). Fournit une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes Gestion du courrier : ➢ Gestion du courrier arrivée et départ (enregistrement, numérisation, transmission, suivi de consignes éventuelles données par la direction. ➢ Distribution aux différents départements. POSTE Direction : Direction de l’administration pénitentiaire Affectation : Direction interrégionale des Services pénitentiaires de Paris ATTENTION : Le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié, relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire. Travaux bureautiques : tâches administratives courantes et travaux de bureautique. ➢ Conception et réalisation de support et de courriers divers, rédaction, mise en forme, préparation des dossiers de réunion et des classeurs de permanence. ➢ Mise à jour des annuaires internes et externes, d’organigramme. ➢ Création des ordres de mission du bureau et gestion des habilitations de conduite des agents du siège. ➢ Gestion des agendas de l’équipe de direction. ➢ Accueil physique et téléphonique. Autres activités : ➢ Prend en charge de dossiers délégués par le chef de BAG ou son adjoint ➢ Gestion de l’arrivée des nouveaux personnels en lien avec les départements concernés (DRHRS, DSI…). ➢ Soutien administratif du service communication et de la mission d’appui et de conseil. ➢ Gestion des archives de la direction et du BAG, voire des structures en lien avec la DAP. ➢ Gestion des demandes d’achats nécessaires au bon fonctionnement du service. ➢ Gestion des réservations de véhicules et des salles de réunion. ➢ Soutien aux préparations de la logistique des réunions sur sites et extérieures (des chefs d’établissements et directeurs de SPIP…) ou des déplacements nécessaires à la réalisation des missions (réservation des moyens de transports, hôtels…), ➢ Soutien logistique des actions de mise en valeur des personnels ➢ Fournit une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ➢ En l’absence du chef du BAG ou de l’adjoint, rédaction des comptes-rendus de réunion.