Gestionnaire d'apprentissage - DIFPRO
Université Paris Est Créteil (UPEC) (ouvre un nouvel onglet) — Université Paris Est Créteil (UPEC)
Localisation
Val de Marne (94), France (94)
Télétravail
Oui
Management
Non
Niveau d'études
Niveau 4 Baccalauréat
Publication
25 août 2026
Date limite
25 septembre 2026
Domaine
Enseignement et formation
Secteur
Education & Formation
Missions principales
Assurer la gestion administrative de l’activité apprentissage et le suivi financier des conventions d’apprentissage, selon des procédures et modes opératoires actés pour l’UPEC.
Activités principales :
Assurer l’inscription et le suivi administratif des apprentis
Collecter des éléments nécessaires à l’édition des conventions et au renseignement du Cerfa (planning de formation, fiche de liaison).
Saisir les éléments contractuels sur le(s) logiciel(s) de gestion.
Editer et envoyer les documents de conventionnement à l’entreprise.
Gérer les ruptures de contrat.
Accompagner les composantes dans la mise en œuvre des procédures : répondre aux demandes (mail et téléphone).
Instruire les différents dispositifs liés à l’apprentissage (Frais de premier équipement, apprenti sans entreprise…)
Archiver de façon méthodique l’ensemble des justificatifs ayant permis la confection des opérations administrative et financières et proposer des améliorations au niveau de l’archivage.
Assurer le suivi financier des apprentis
Suivre les dossiers de prise en charge en lien avec les opérateurs de compétences (OPCO).
Valider les financements et les échéanciers
Procéder à l’envoi des factures à destination des OPCO et des employeurs publics.
Effectuer un suivi financier des dispositifs d’accompagnement liés à l’apprentissage.
Contribuer au pilotage de l’activité
Contribuer à la gestion de base de données et de tableaux de bord
Contribuer à la réalisation et au suivi des enquêtes (évaluation, ministérielles…)
Recenser les besoins utilisateur pour contribuer au développement des SI et des processus.
Compétences attendues
Assurer la gestion administrative de l’activité apprentissage et le suivi financier des conventions d’apprentissage, selon des procédures et modes opératoires actés pour l’UPEC.Activités principales :Assurer l’inscription et le suivi administratif des apprentisCollecter des éléments nécessaires à l’édition des conventions et au renseignement du Cerfa (planning de formation, fiche de liaison).Saisir les éléments contractuels sur le(s) logiciel(s) de gestion.Editer et envoyer les documents de conventionnement à l’entreprise.Gérer les ruptures de contrat.Accompagner les composantes dans la mise en œuvre des procédures : répondre aux demandes (mail et téléphone).Instruire les différents dispositifs liés à l’apprentissage (Frais de premier équipement, apprenti sans entreprise…)Archiver de façon méthodique l’ensemble des justificatifs ayant permis la confection des opérations administrative et financières et proposer des améliorations au niveau de l’archivage.Assurer le suivi financier des apprentisSuivre les dossiers de prise en charge en lien avec les opérateurs de compétences (OPCO).Valider les financements et les échéanciersProcéder à l’envoi des factures à destination des OPCO et des employeurs publics.Effectuer un suivi financier des dispositifs d’accompagnement liés à l’apprentissage.Contribuer au pilotage de l’activitéContribuer à la gestion de base de données et de tableaux de bordContribuer à la réalisation et au suivi des enquêtes (évaluation, ministérielles…)Recenser les besoins utilisateur pour contribuer au développement des SI et des processus.
Profil attendu
Formation / expérience recommandée(s) :
Expérience dans le domaine de la formation professionnelle et en gestion financière.
Connaissances souhaitées :
Connaître la réglementation et les modes de fonctionnement de la formation professionnelle et plus particulièrement l’apprentissage.
Connaître les modalités de financement et les publics de la formation professionnelle et plus précisément de l’apprentissage.
Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’université ainsi que les personnes ressources.
Connaître l’offre de formation.
Savoir-faire et savoir-être:
Savoir utiliser/s’adapter aux outils informatiques spécifiques à la formation professionnelle/apprentissage.
Maîtriser les logiciels courants de bureautique.
Acquérir une bonne compréhension du processus de gestion de la formation professionnelle/apprentissage, des procédures et modes opératoires mis en place à l’UPEC.
Etre organisé et réactif.
Planifier ses activités en tenant compte des priorités et des échéances.
Être capable d’effectuer un travail de vérification.
Maitriser les techniques de présentation orales et écrites.
Faire preuve d’un bon relationnel.
Environnement professionnel et contexte de travail :
Travail en étroite collaboration avec les autres pôles du service (développement et VAE), avec les composantes et l’agence comptable.
Conditions d'exercice
Conditions de recrutement :
Agents contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement)
Rémunération selon la grille indiciaire des techniciens de recherche et de formation (TECH) - Catégorie B et pour les contractuels, la fourchette de salaire net mensuel se situe entre 1700 € et 2000 € (le montant le plus élevé correspond à un CDD en fin de carrière)
Métier de référence
Gestionnaire de scolarité
Comprendre ce poste
Le gestionnaire d'apprentissage à UPEC occupe un rôle central dans le pilotage administratif et financier des contrats d'apprentissage. Au quotidien, il gère l'intégralité du cycle de vie de l'apprenti : de son inscription jusqu'à la rupture éventuelle du contrat. Ce poste garantit la conformité réglementaire des conventions d'apprentissage, le respect des procédures de conventionnement et l'archivage rigoureux des justificatifs administratifs et financiers. C'est un maillon essentiel pour que les apprentis et entreprises partenaires trouvent dans l'université un interlocuteur réactif et informé.
Le recrutement dans ce cadre
Ce recrutement, ouvert aux contractuels, s'inscrit en catégorie B de la fonction publique d'État. Il offre une stabilité d'emploi dans le secteur universitaire, avec des perspectives d'évolution au sein des services administratifs du site de Créteil. L'accès direct par contrat de travail, sans concours, peut permettre à des candidats d'expérience de rejoindre rapidement l'équipe.
Conseils pour candidater
- **Mettez l'accent sur vos expériences en gestion de dossiers administratifs complexes** : ruptures de contrats, édition de documents contractuels, instruction de dispositifs d'aide. Montrez comment vous avez géré des délais et des interlocuteurs multiples.
- **Documentez votre connaissance de la formation professionnelle et apprentissage** : montrez que vous comprenez le cadre réglementaire, les financements (OPCO, collectivités), et les spécificités du public apprenti, même par une formation suivie.
- **Démontrez une rigueur dans l'organisation** : archivage méthodique, respect des procédures, capacité à proposer des améliorations. Citez des exemples concrets d'optimisation administrative.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2390806Fonction publique d'État