Gestionnaire d'apprentissage - DIFPRO
Université Paris Est Créteil (UPEC) (ouvre un nouvel onglet) — Université Paris Est Créteil (UPEC)
Localisation
Val de Marne (94), France (94)
Télétravail
Oui
Management
Non
Niveau d'études
Niveau 4 Baccalauréat
Publication
25 août 2026
Date limite
25 septembre 2026
Domaine
Enseignement et formation
Secteur
Education & Formation
Missions principales
Assurer la gestion administrative de l’activité apprentissage et le suivi financier des conventions d’apprentissage, selon des procédures et modes opératoires actés pour l’UPEC.
Activités principales :
Assurer l’inscription et le suivi administratif des apprentis
Collecter des éléments nécessaires à l’édition des conventions et au renseignement du Cerfa (planning de formation, fiche de liaison).
Saisir les éléments contractuels sur le(s) logiciel(s) de gestion.
Editer et envoyer les documents de conventionnement à l’entreprise.
Gérer les ruptures de contrat.
Accompagner les composantes dans la mise en œuvre des procédures : répondre aux demandes (mail et téléphone).
Instruire les différents dispositifs liés à l’apprentissage (Frais de premier équipement, apprenti sans entreprise…)
Archiver de façon méthodique l’ensemble des justificatifs ayant permis la confection des opérations administrative et financières et proposer des améliorations au niveau de l’archivage.
Assurer le suivi financier des apprentis
Suivre les dossiers de prise en charge en lien avec les opérateurs de compétences (OPCO).
Valider les financements et les échéanciers
Procéder à l’envoi des factures à destination des OPCO et des employeurs publics.
Effectuer un suivi financier des dispositifs d’accompagnement liés à l’apprentissage.
Contribuer au pilotage de l’activité
Contribuer à la gestion de base de données et de tableaux de bord
Contribuer à la réalisation et au suivi des enquêtes (évaluation, ministérielles…)
Recenser les besoins utilisateur pour contribuer au développement des SI et des processus.
Compétences attendues
Assurer la gestion administrative de l’activité apprentissage et le suivi financier des conventions d’apprentissage, selon des procédures et modes opératoires actés pour l’UPEC.Activités principales :Assurer l’inscription et le suivi administratif des apprentisCollecter des éléments nécessaires à l’édition des conventions et au renseignement du Cerfa (planning de formation, fiche de liaison).Saisir les éléments contractuels sur le(s) logiciel(s) de gestion.Editer et envoyer les documents de conventionnement à l’entreprise.Gérer les ruptures de contrat.Accompagner les composantes dans la mise en œuvre des procédures : répondre aux demandes (mail et téléphone).Instruire les différents dispositifs liés à l’apprentissage (Frais de premier équipement, apprenti sans entreprise…)Archiver de façon méthodique l’ensemble des justificatifs ayant permis la confection des opérations administrative et financières et proposer des améliorations au niveau de l’archivage.Assurer le suivi financier des apprentisSuivre les dossiers de prise en charge en lien avec les opérateurs de compétences (OPCO).Valider les financements et les échéanciersProcéder à l’envoi des factures à destination des OPCO et des employeurs publics.Effectuer un suivi financier des dispositifs d’accompagnement liés à l’apprentissage.Contribuer au pilotage de l’activitéContribuer à la gestion de base de données et de tableaux de bordContribuer à la réalisation et au suivi des enquêtes (évaluation, ministérielles…)Recenser les besoins utilisateur pour contribuer au développement des SI et des processus.
Profil attendu
Formation / expérience recommandée(s) :
Expérience dans le domaine de la formation professionnelle et en gestion financière.
Connaissances souhaitées :
Connaître la réglementation et les modes de fonctionnement de la formation professionnelle et plus particulièrement l’apprentissage.
Connaître les modalités de financement et les publics de la formation professionnelle et plus précisément de l’apprentissage.
Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’université ainsi que les personnes ressources.
Connaître l’offre de formation.
Savoir-faire et savoir-être:
Savoir utiliser/s’adapter aux outils informatiques spécifiques à la formation professionnelle/apprentissage.
Maîtriser les logiciels courants de bureautique.
Acquérir une bonne compréhension du processus de gestion de la formation professionnelle/apprentissage, des procédures et modes opératoires mis en place à l’UPEC.
Etre organisé et réactif.
Planifier ses activités en tenant compte des priorités et des échéances.
Être capable d’effectuer un travail de vérification.
Maitriser les techniques de présentation orales et écrites.
Faire preuve d’un bon relationnel.
Environnement professionnel et contexte de travail :
Travail en étroite collaboration avec les autres pôles du service (développement et VAE), avec les composantes et l’agence comptable.
Conditions d'exercice
Conditions de recrutement :
Agents contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement)
Rémunération selon la grille indiciaire des techniciens de recherche et de formation (TECH) - Catégorie B et pour les contractuels, la fourchette de salaire net mensuel se situe entre 1700 € et 2000 € (le montant le plus élevé correspond à un CDD en fin de carrière)
Métier de référence
Gestionnaire de scolarité
Comprendre ce poste
Le gestionnaire d'apprentissage occupe un rôle charnière dans le fonctionnement des formations en alternance au sein d'une université. Il assure la traçabilité administrative et financière de chaque convention liant l'établissement, l'apprenti et l'entreprise, du début à la rupture du contrat. Ce poste exige une rigueur méthodique : inscription des apprentis, constitution des dossiers de conventionnement, saisie de données contractuelles et gestion administrative quotidienne des dispositifs d'accompagnement. Au-delà du suivi administratif, le gestionnaire d'apprentissage est l'interlocuteur régulier des composantes universitaires et des entreprises, ce qui lui confère un rôle de conseil et de clarification des procédures.
Le recrutement dans ce cadre
Ce recrutement se fait sur contrat, catégorie B, et s'adresse exclusivement aux candidats issus du vivier de contractuels. En tant que poste de catégorie B au sein de la fonction publique d'État, les possibilités d'évolution passent par des concours internes ou des mutations, selon les opportunités dans le secteur de l'enseignement supérieur et de la formation.
Conseils pour candidater
- Valoriser toute expérience concrète en gestion de contrats de formation, financement public ou partenariats avec des entreprises : même partielle, elle montre la compréhension des enjeux de l'apprentissage.
- Mettre en avant les compétences en organisation administrative et archivage méthodique : cet aspect structurant du poste mérite une illustration précise, pas vague.
- Documenter sa maîtrise des outils bureautiques courants et du travail multi-interlocuteurs (université, entreprises, organismes de formation), indispensables pour la fonction.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2390802Fonction publique d'État