FP d'État Cat. BEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 11 jours

PREF 21 - Secrétariat particulier de la Secrétaire Générale Adjointe (SGA)

Prefecture de Cote d'Or (ouvre un nouvel onglet) — Prefecture de Cote d'Or

Localisation

Cote d'Or (21), France (21)

Télétravail

Non

Management

Non

Publication

1 septembre 2026

Date limite

31 décembre 2026

Domaine

Direction et pilotage des politiques publiques

Secteur

Administration & Juridique

Missions principales

Vos activités principales : Le/la secrétaire particulier(e) assiste la Secrétaire Générale Adjointe dans l'organisation quotidienne et matérielle de son travail. Ses principales activités sont les suivantes : 1 – Point d’entrée des contacts de la SGA : échanges de 1er niveau, mise en place d’un annuaire thématique, mise à jour régulière des contacts. 2 – Rationaliser la gestion de l’agenda en veillant à une planification cohérente des rendez-vous, visites et réunions avec les déplacements induits. 3- Anticiper la constitution des dossiers et s'assurer auprès des services compétents que la SGA dispose en temps utile d’un dossier complet et / ou des éléments nécessaires aux visites, rendez-vous et réunions. 4 - Gérer le courrier (courrier départ/arrivée) et la messagerie électronique (boite fonctionnelle). 5 - Assurer la dactylographie des courriers et constituer des dossiers administratifs (synthèse de documents) 6 - Traiter les dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées. 7 - Assurer l'accueil physique lors des réunions et téléphonique. 8 – Assurer les réservations d’hôtel et de restaurants et veiller à un suivi des frais de déplacements/représentation/résidence Vos activités secondaires : Constituer un binôme opérationnel avec la secrétaire de Direction du Secrétariat général pour assurer la continuité du service (prise de relais en cas d’absence de son assistante). Spécificités du poste/Contraintes/Sujétions - Disponibilité, réactivité , adaptation à l'actualité - Amplitude large des horaires / Heures supplémentaires rémunérées possibles, en accord avec la hiérarchie. - Organisation en binôme avec l’assistante du secrétaire général notamment pour les absences et congés

Compétences attendues

Vos activités principales :Le/la secrétaire particulier(e) assiste la Secrétaire Générale Adjointe dans l'organisation quotidienne et matérielle de son travail. Ses principales activités sont les suivantes : 1 – Point d’entrée des contacts de la SGA : échanges de 1er niveau, mise en place d’un annuaire thématique, mise à jour régulière des contacts. 2 – Rationaliser la gestion de l’agenda en veillant à une planification cohérente des rendez-vous, visites et réunions avec les déplacements induits. 3- Anticiper la constitution des dossiers et s'assurer auprès des services compétents que la SGA dispose en temps utile d’un dossier complet et / ou des éléments nécessaires aux visites, rendez-vous et réunions. 4 - Gérer le courrier (courrier départ/arrivée) et la messagerie électronique (boite fonctionnelle). 5 - Assurer la dactylographie des courriers et constituer des dossiers administratifs (synthèse de documents) 6 - Traiter les dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées. 7 - Assurer l'accueil physique lors des réunions et téléphonique. 8 – Assurer les réservations d’hôtel et de restaurants et veiller à un suivi des frais de déplacements/représentation/résidenceVos activités secondaires :Constituer un binôme opérationnel avec la secrétaire de Direction du Secrétariat général pour assurer la continuité du service (prise de relais en cas d’absence de son assistante).Spécificités du poste/Contraintes/Sujétions- Disponibilité, réactivité , adaptation à l'actualité - Amplitude large des horaires / Heures supplémentaires rémunérées possibles, en accord avec la hiérarchie.- Organisation en binôme avec l’assistante du secrétaire général notamment pour les absences et congés

Profil attendu

Vos compétences principales mises en œuvre : Connaissances techniques : - Avoir des compétences en informatique -bureautique : niveau maîtrise - requis - Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - requis - Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau pratique - à acquérir - Connaître les règles du protocole : niveau maîtrise - à acquérir Savoir-faire : - Savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis Savoir-être : - Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise - requis - Savoir accueillir : niveau pratique - requis - Savoir communiquer : niveau maîtrise - à acquérir - Savoir s'adapter : niveau maîtrise - requis Durée attendue sur le poste : De 2 à 5 ans Vos perspectives : Poste très polyvalent avec une pluralité d’acteurs, qui apporte une connaissance approfondie de l’environnement professionnel, de l’organisation et des missions des services de l’État dans le département. Ce poste est une excellente préparation aux examens professionnels.

Conditions d'exercice

Votre environnement professionnel Activités du service : Le secrétariat général de la Préfecture de la Côte d'Or est placé sous l'autorité directe du ou de la secrétaire général(e) Il regroupe : - la direction des collectivités locales et des élections - la direction de l’immigration et de la nationalité - la direction de la coordination des politiques publiques et de l’appui territorial - la cellule régionale de la performance - le pôle d'appui juridique de la police administrative - le référent départemental fraude Composition et effectifs du service : voir point ci-dessus sur les activités du service . Liaisons hiérarchiques : La Secrétaire Générale adjointe Liaisons fonctionnelles : Nombreux interlocuteurs en particulier les secrétariats particuliers - secrétariat général - secrétariat général pour les affaires régionales - directions départementales interministérielles - Ministère de l'intérieur - Secrétariats généraux des préfectures du Doubs, du Jura, de la Nièvre, de la Haute-Saône, de la Saône et Loire, de l'Yonne et du Territoire de Belfort - Directeurs de la Préfecture - Cabinet du préfet - Partenaires extérieurs (élus, entreprises, associations, chambres consulaires...)

Informations complémentaires

Comment postuler? Le dépôt de candidature s'effectue en ligne uniquement Le service recruteur doit être contacté en parallèle 1. Liste pièces requises : - Formulaire de demande de mobilité/recrutement : A remplir et à signer obligatoirement par tous les candidats titulaires de la fonction publique ou non (les non fonctionnaires sont concernés) Attention, pour les candidats fonctionnaires : l'avis de l'autorité hiérarchique est obligatoire pour que la candidature puisse être prise en compte. Lien vers formulaire en vigueur à utiliser : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf - CV + lettre de motivation 2. Contacts du service recruteur : Mme Magalie MALERBA, Secrétaire Générale Adjointe de la Préfecture de la Côte d'Or ([email protected]/ 06 07 34 21 05) Mme Nathalie BERGET, Directrice du secrétariat général commun départemental ([email protected] / 03 80 44 67 16) Conformément à l'article 4 du décret n°2018-1351 du 28 décembre 2018, le délai minimal réglementaire de publication est de 1 mois. Aussi, le service RH se réserve le droit, en fonction de l'avancée du processus de recrutement, de suspendre l'offre avant la fin du délai de candidature indiqué dans l'offre.

Cadre juridique

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984) : 2° de l’article L332-2

Métier de référence

Assistante / Assistant de direction

Comprendre ce poste

Au cœur de la Préfecture de Côte-d'Or, le secrétariat particulier de la Secrétaire Générale Adjointe en assure le fonctionnement administratif et logistique. Ce poste consiste à orchestrer le quotidien d'une cadre dirigeante : filtrer les demandes et contacts, construire un agenda réfléchi, constituer des dossiers solides avant réunions ou déplacements, gérer flux papier et digital. Il s'agit d'être l'interlocuteur stratégique capable de transformer les attentes en tâches opérationnelles fluides, tout en maîtrisant les codes de l'administration d'État.

Le recrutement dans ce cadre

Ouvert titulaires comme contractuels, ce poste en catégorie B offre l'accès à une stabilité de fonctionnaire ou à un contrat de droit public. La progression emprunte classiquement la voie des avancements de classe ou de promotions internes en catégorie A, notamment vers les fonctions d'adjointe administrative ou de coordinatrice. Ce versant de la FPE permet une évolution progressive si les compétences et l'engagement le justifient.

Conseils pour candidater

Démontrer une maîtrise affirmée de la suite Office et des outils collaboratifs : détailler des exemples concrets de gestion de calendriers complexes ou d'optimisation de workflows bureautiques, pas seulement lister les logiciels connus.

Capitaliser sur l'expérience auprès de responsables hiérarchiques, même en contexte privé : anticiper les besoins, garantir la confidentialité, gérer plusieurs priorités simultanément sont des aptitudes transposables et valorisables.

Préparer des réponses sur la gestion de protocoles et règles institutionnelles : montrer sa capacité à s'adapter à un environnement formel sans raideur, et à clarifier rapidement les attentes auprès de partenaires externes.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. MINT_BA021ATB-125967Fonction publique d'État