Assistant administratif CFA H/F
GIP - FCIP de l'académie de Versailles (ouvre un nouvel onglet) — GIP - FCIP de l'académie de Versailles
Localisation
Yvelines (78), France (78)
Télétravail
Oui
Management
Non
Niveau d'études
Niveau 4 Baccalauréat
Expérience
Confirmé
Publication
4 septembre 2026
Date limite
4 octobre 2026
Domaine
Enseignement et formation
Secteur
Education & Formation
Missions principales
DESCRIPTIF DU POSTE : Assure l’assistance administrative de la responsable de service. Assure une interface à l’interne et à l’externe
Missions principales :
· Assurer les tâches administratives en appui à la responsable de service
· Assurer le suivi des demandes d’ouvertures de formation en lien avec la responsable de service et les services de la DAFPIC. Mettre à jour le tableau de suivi.
· Assurer la réponse aux UFA et l’information interne au CFA en lien avec la responsable de service
· Assurer la mise à jour, la gestion et l’information relatives au portail NET CANDIDAT (nouvelles formations à créer, modalités d’inscription des candidats…)
· Elaborer, transmettre et suivre les conventions de création d’UFA, mettre à jour le tableau de suivi
· Assurer l’accueil physique et téléphonique. Gérer le courrier et en assurer la traçabilité.
· Être un appui au responsable de service dans la communication : assurer l’interface avec les interlocuteurs externes, gérer la communication sortante du service via la boite fonctionnelle du service apprentissage.
· Assurer l’interface avec les interlocuteurs internes et externes (prises de rdv, entretiens)
· Planifier les entretiens annuels, préparer les documents supports (partie administrative)
· Assurer la mise à jour et le suivi des tableaux les demandes de congés, télétravail, régularisation TIPI et transmettre les informations aux différents interlocuteurs
· Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports), les reproduire et les diffuser
· Assurer la logistique, l’organisation, la préparation et le suivi des réunions ainsi que la formalisation des comptes rendus de réunions
· Saisir et mettre à jour des bases de données
· Être en appui au déploiement de la démarche qualité
Compétences attendues
DESCRIPTIF DU POSTE : Assure l’assistance administrative de la responsable de service. Assure une interface à l’interne et à l’externeMissions principales :· Assurer les tâches administratives en appui à la responsable de service· Assurer le suivi des demandes d’ouvertures de formation en lien avec la responsable de service et les services de la DAFPIC. Mettre à jour le tableau de suivi.· Assurer la réponse aux UFA et l’information interne au CFA en lien avec la responsable de service· Assurer la mise à jour, la gestion et l’information relatives au portail NET CANDIDAT (nouvelles formations à créer, modalités d’inscription des candidats…)· Elaborer, transmettre et suivre les conventions de création d’UFA, mettre à jour le tableau de suivi· Assurer l’accueil physique et téléphonique. Gérer le courrier et en assurer la traçabilité.· Être un appui au responsable de service dans la communication : assurer l’interface avec les interlocuteurs externes, gérer la communication sortante du service via la boite fonctionnelle du service apprentissage.· Assurer l’interface avec les interlocuteurs internes et externes (prises de rdv, entretiens)· Planifier les entretiens annuels, préparer les documents supports (partie administrative) · Assurer la mise à jour et le suivi des tableaux les demandes de congés, télétravail, régularisation TIPI et transmettre les informations aux différents interlocuteurs· Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports), les reproduire et les diffuser· Assurer la logistique, l’organisation, la préparation et le suivi des réunions ainsi que la formalisation des comptes rendus de réunions· Saisir et mettre à jour des bases de données· Être en appui au déploiement de la démarche qualité
Profil attendu
COMPETENCES PROFESSIONNELLES SOUHAITEES
Savoirs :
- Connaissance du progiciel de gestion des apprentis YPAREO souhaitée. Le cas échéant, une formation interne sera assurée par le CFA académique
- Maitrise du Pack Office
Savoir-faire :
- Savoir gérer son temps, établir des priorités…
- Capacité d’adaptation
- Sens de l’organisation
- Réactivité
- Rigueur / Fiabilité
Savoir-être :
- Avoir l’esprit d’initiative, être autonome dans son travail.
- Être disponible et à l’écoute
- Sens relationnel
- Savoir travailler en équipe
Profil requis :
Bac +2 minimum et expérience dans le domaine de la formation si possible
Conditions d'exercice
SPECIFICITES DU POSTE :
CDD d'un an renouvelable
Conditions particulières d’exercice : Sujétions en termes d’horaires et charge de travail lors des pics d’activité notamment lors de la rentrée scolaire et en fin d’année scolaire
Encadrement : NON
Conduite de projet : NON
Nombre d’agents encadrés par catégorie : … A - … B - …C
Type de profil : ☐ débutant ☐ intermédiaire ☒ confirmé ☐ expert
Expérience d’au moins 5 ans dans le domaine de l’assistanat administratif
Type de parcours académique souhaité : Bac général, Bac STMG, Bac pro AGORA, jusqu’à BTS et DUT
Autre : Fourchette de rémunération indicative : de 1 900€ à 2 100 € bruts mensuels
(Positionnement en fonction des diplômes académiques et de l’expérience professionnelle du candidat, en lien avec le poste)
Temps complet
Informations complémentaires
PERSONNE A CONTACTER : adresser le dossier de candidature (l’envoi du CV et d’une lettre de motivation est obligatoire, dans un délai d’un mois à partir de la date de publication de l’offre d’emploi) à l’attention de :
Madame Paula SOUBEYRAN, Responsable du service de Ressources Humaines DRAFPIC-GIP :
Page carrière pour postuler : https://carrieres.gip-competences.fr/
Métier de référence
Assistante / Assistant d'éducation
Comprendre ce poste
Cet assistant administratif joue un rôle de pivot au sein du CFA académique de Versailles. Il soutient la gestion administrative de formations en apprentissage, en assurant le suivi des demandes d'ouverture de formations auprès des UFA partenaires, en gérant la plateforme de candidature des apprentis et en entretenant les interfaces internes et externes du service. Au quotidien, cela combine des tâches de gestion de dossiers, de communication écrite et orale, et de maintenance d'outils numériques critiques pour le fonctionnement du réseau.
Le recrutement dans ce cadre
Ce poste s'inscrit dans la fonction publique d'État, en catégorie B, sous le statut de contractuel. Le recrutement ne concerne que des contractuels, ce qui signifie l'absence de concours : la sélection repose sur évaluation du dossier et entretien. Évoluant dans le secteur de la formation continue et en apprentissage, les perspectives de carrière passent par une consolidation d'expérience et une possible transition vers des postes de coordination de formations ou de gestion administrative.
Conseils pour candidater
- **Documentez votre maîtrise d'outils concrets** : au-delà du Pack Office, mentionnez tout logiciel de gestion de dossiers ou de suivi administratif que vous avez manipulé. Si vous n'avez pas d'expérience avec YPAREO, précisez vos compétences en apprentissage rapide de progiciels métier.
- **Mettez en avant des exemples d'organisation sous contrainte** : décrivez une situation où vous avez géré plusieurs demandes simultanées, établi des priorités et assuré une traçabilité. Un poste de support administratif ou de secrétariat dans le secteur public ou formatif constitue un atout majeur.
- **Soulignez votre rôle d'interface** : montrez comment vous avez contribué à fluidifier la communication entre services ou entre une structure et ses partenaires externes, notamment dans des contextes impliquant des protocoles administratifs.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2400182Fonction publique d'État