FP d'État Cat. CEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsIl y a 5 jours

Assistant(e) de gestion

Secrétariat général - DIR-SG SUD-EST (ouvre un nouvel onglet) — Secrétariat général - DIR-SG SUD-EST

Localisation

Bouches du Rhône (13), France (13)

Télétravail

Oui

Management

Non

Publication

7 septembre 2026

Date limite

19 octobre 2026

Domaine

Direction et pilotage des politiques publiques

Missions principales

L’assistante de gestion a pour mission : Pour la partie assistante de gestion du DI : o D’assurer des tâches de gestion budgétaires et comptable sur l’ensemble des programmes (BOP) dont le DI a la charge (166,107,182,723, 362…) : § Traitement des factures (extraction et traitement dans chorus PRO ou chorus S4HANA, établissement des états d’acompte et SF dans chorus Formulaire, suivi …) § Traitement des engagement juridiques (vérification des pièces administratives, création des DA dans chorus Formulaire ou PLACE, établissement des courriers de notification et notification par PLACE, …) § Suivi de l’exécution administrative des marchés publics : ajustement des EJ, notifications des avenants ou actes spéciaux de sous-traitance, …, tenue à jour du tableau financier de l’opération, …) § Suivi des tableaux financiers des opérations immobilières avec relances des fournisseurs § Tenue des tableaux de suivi de factures, des EJ, … § Echange avec les prestataires pour accompagnement dans les dépôts des factures Pour la partie secrétariat du DI, en binôme avec la seconde assistante de gestion : o D’assurer l’accueil téléphonique et de les orienter vers les interlocuteurs adaptés, o De réceptionner le courrier entrant, de l’enregistrer et de procéder à la répartition, o D’assurer des fonctions de secrétariat pour les dossiers comptables et l’enregistrement du courrier en général (enregistrement arrivée départ, …). Il sera particulièrement apprécié pour ce poste une expérience confirmée dans la gestion des marchés publics complexes. Le département immobilier a une activité intense qui nécessite un très fort investissement et une maîtrise des enjeux liés aux marchés publics de travaux et de prestations intellectuelles. L’assistante de gestion doit faire preuve d’une rigueur importante et d’une connaissance fine des processus immobiliers et comptable afin d’éclairer les chefs de projets ou de corriger des coquilles éventuelles dans le processus comptable. Une maîtrise de l’outil PLACE, CHORUS (PRO, formulaire et S4HANA) et Excel est demandée. Les tâches dévolues à l’assistante de gestion sont lourdes tout au long de l’année notamment pour fluidifier le travail du pôle et plus particulièrement en clôture budgétaire qui débute mi-août jusqu’au 31/12 inclus.

Compétences attendues

L’assistante de gestion a pour mission :Pour la partie assistante de gestion du DI :o D’assurer des tâches de gestion budgétaires et comptable sur l’ensemble des programmes (BOP) dont le DI a la charge (166,107,182,723, 362…) :§ Traitement des factures (extraction et traitement dans chorus PRO ou chorus S4HANA, établissement des états d’acompte et SF dans chorus Formulaire, suivi …)§ Traitement des engagement juridiques (vérification des pièces administratives, création des DA dans chorus Formulaire ou PLACE, établissement des courriers de notification et notification par PLACE, …)§ Suivi de l’exécution administrative des marchés publics : ajustement des EJ, notifications des avenants ou actes spéciaux de sous-traitance, …, tenue à jour du tableau financier de l’opération, …)§ Suivi des tableaux financiers des opérations immobilières avec relances des fournisseurs§ Tenue des tableaux de suivi de factures, des EJ, …§ Echange avec les prestataires pour accompagnement dans les dépôts des facturesPour la partie secrétariat du DI, en binôme avec la seconde assistante de gestion :o D’assurer l’accueil téléphonique et de les orienter vers les interlocuteurs adaptés,o De réceptionner le courrier entrant, de l’enregistrer et de procéder à la répartition,o D’assurer des fonctions de secrétariat pour les dossiers comptables et l’enregistrement du courrier en général (enregistrement arrivée départ, …). Il sera particulièrement apprécié pour ce poste une expérience confirmée dans la gestion des marchés publics complexes. Le département immobilier a une activité intense qui nécessite un très fort investissement et une maîtrise des enjeux liés aux marchés publics de travaux et de prestations intellectuelles. L’assistante de gestion doit faire preuve d’une rigueur importante et d’une connaissance fine des processus immobiliers et comptable afin d’éclairer les chefs de projets ou de corriger des coquilles éventuelles dans le processus comptable. Une maîtrise de l’outil PLACE, CHORUS (PRO, formulaire et S4HANA) et Excel est demandée. Les tâches dévolues à l’assistante de gestion sont lourdes tout au long de l’année notamment pour fluidifier le travail du pôle et plus particulièrement en clôture budgétaire qui débute mi-août jusqu’au 31/12 inclus.

Profil attendu

Connaissances Utilisation des logiciels et applications informatiques : S4HANA, Chorus Pro, Chorus formulaire Expert Utilisation du logiciel PLACE Expert Pack Office (Word, Excel…) – Modification des documents comptable Maîtrise Code de la commande Public et CCAG Connaissances Savoir-être Avoir une aisance relationnelle Maitrise Sens du contact et des relations humaines, sens de la diplomatie (gestion des litiges fournisseurs) Maitrise Aptitude à travailler avec des interlocuteurs variés sur des sujets différents Maitrise Goût du travail en équipe, aptitude à dynamiser les partenaires, à initier, expérimenter Expert Sens du contact et des relations humaines, sens de la diplomatie Expert Anticipation et rigueur d’exécution Expert Savoir-faire Maitriser l’outil PLACE et S4HANA Expert Maîtriser l’outil chorus PRO / formulaire (DA et SF) Expert Analyser et expertiser Maîtrise Organiser et anticiper Expert Sens de l’initiative Maitrise Capacité d’adaptation Expert Rigueur intellectuelle, capacité d’analyse et de synthèse Expert Sens de l’organisation Expert Expériences professionnelles antérieures souhaitées Une expérience antérieure comme assistante de gestion au sein d’une structure publique est souhaitée. Une expérience au sein d’un pôle gestion en charge de marchés complexe est fortement souhaitable. La connaissance du ministère de la justice serait un plus. Offres de formation associées à votre prise de poste Des formations seront proposées au candidat pour lui permettre d’acquérir ou de renforcer les compétences professionnelles requises .

Informations complémentaires

Organisation de travail : Conditions de travail : Télétravail possible selon l’organisation du pôle Restauration : Une salle de convivialité/cafétéria est mise à disposition des personnels de la délégation. Equipée à cet effet, il est possible d’y déjeuner ou de prendre une pause. La note de service n°9 du 2 juin 2025 fixe les conditions d’utilisation de ce lieu de repos et de détente (note de service disponible sur l’espace partagé de la délégation). La délégation a également signé une convention avec un prestataire de livraison de déjeuners : « Refectory ». Des tarifs ont été négociés et il est possible de bénéficier d’une participation ministérielle au coût du repas en fonction de l’indice détenu. A Aix en Provence, les personnels peuvent enfin accéder, en présentant leur carte professionnelle et une copie de l’entête de leur bulletin de salaire au restaurant administratif de la Cour d’Appel situé Place Verdun dans le centre-ville. Accessibilité en transport / Parking : Par gare TGV : Située en à 18 kms du centre- ville, elle dessert Marseille, Avignon, Nice, Paris La gare TGV est située à 25 minutes en voiture de la DIR-SG Sud-Est. Par gare SNCF : Située en centre-ville, elle dessert Marseille, Gardanne, Manosque (04) et Sisteron (04). La gare SNCF est située à 15 minutes à pied de la DIR-SG Sud-Est Par autoroute : Autoroute A7 - A46 et A8 Paris (780 km) Lyon (300 km) Nice (175 km) Sortie : Aix Pont de l’Arc.

Métier de référence

Assistante / Assistant de direction

Comprendre ce poste

L'assistant de gestion au Secrétariat général du secteur sud-est occupe une position-clé dans la chaîne budgétaire et comptable d'une direction interministérielle. Le rôle consiste à orchestrer le traitement des factures, des engagements juridiques et du suivi administratif des marchés publics sur plusieurs programmes budgétaires. C'est un poste transversal qui demande une connaissance fine de la commande publique et une maîtrise opérationnelle des outils de gestion centralisés (S4HANA, Chorus).

Le recrutement dans ce cadre

Le poste s'ouvre à la fois aux titulaires et aux contractuels, ce qui élargit le vivier de candidats. En catégorie C, il offre une stabilité de carrière dans la fonction publique d'État avec des possibilités d'évolution vers des responsabilités de coordination ou d'encadrement. Les contractuels conservent une perspective d'accès au statut de titulaire selon les règles du versant FPE.

Conseils pour candidater

**Démontrer une expertise opérationnelle** : détailler l'expérience concrète avec S4HANA, Chorus Pro et Chorus Formulaire – ces trois outils sont centraux et l'expérience antérieure réelle est un sérieux avantage discriminant.

**Justifier une compréhension du cadre réglementaire** : mentionner tout projet ou expérience illustrant la connaissance du code de la commande publique et des CCAG, pas seulement théorique mais appliquée à des dossiers.

**Valoriser les soft skills relationnels** : l'accompagnement des prestataires et la gestion des litiges fournisseurs exigent diplomatie et aisance ; préférer des exemples concrets (résolution de conflits, coordination inter-services) plutôt que des énoncés génériques.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. 2026-2402313Fonction publique d'État