Chef(fe) de bureau administratif - COMMUNE D'AIX-EN-PROVENCE

La DGAS Urbanisme Infrastructures et déplacements s'occupe de la planification de la coordination et de la mise en oeuvre des projets en matière d'urbanisme, d'aménagement du territoire, d'infrastructures urbaines et de la mobilité. Vous êtes rattaché(e) à la Cheffe du Service Administration Générale Infrastructure et Déplacement, composé de 7 agents, lui-même rattaché à la Direction Ressources Infrastructure et Déplacement. Vous assistez la cheffe de service en assurant la gestion des dossiers administratifs et d'achat public. Vous encadrez une équipe de secrétaires référents composée de 4 agents, organisez le plan de charge de votre équipe, contrôlez la gestion des activités, suivez le planning des absences Vous êtes en lien avec les neuf directions qui composent la DGAS afin de prendre en charge : · Le suivi du recensement, de la planification et le calendrier de procédure des machés publics · Le suivi des différentes recettes · La participation et / ou élaboration des dossiers de consultation des entreprises de la DGAS et l'ensemble des documents afférents (validation commande publique...) ainsi que les rapports d'analyse des offres · La préparation des procédures et tenue à jour des documents administratifs dans le cadre de l'instruction des MAPA et marchés subséquents de la DGAS avec les tableaux de suivi, les courriers... Vous prenez en charge la gestion administrative en respectant le calendrier de procédure institutionnel : · La rédaction des courriers, des délibérations et pièces annexes, des arrêtés d'adhésion... · La rédaction des conventions avec les partenaires privés ou publics · La mise à jour du tableau de suivi administratif des conventions de la conception jusqu'à l'exécution comptable Vous apportez un soutien au chef de service dans la gestion de dossiers administratif