Assistant de direction DSTA H/F - Mairie de BRETIGNY-SUR-ORGE

L’assistant de direction apporte une aide permanente à l’organisation de la Direction en termes de circulation des informations au sein de la direction et avec les usagers des services aux publics. Vous assistez la directrice (gestion de l’agenda, programmation des réunions, collaboration sur des dossiers). Une coordination transversale et une polyvalence seront à mettre en place avec les assistantes des autres directions de la collectivité. Vous êtes le référent en matière de Gestion Relation Citoyens (GRC) pour la direction. Vous participez à l’amélioration de la qualité de réponse à l’usager, en lien avec les services de la direction. Vous apportez une aide permanente à l’organisation de la direction en matière de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers. Référent de la Gestion des Relations Citoyens des services de la direction : o Centralisation des demandes, réclamations (courriers, mails, outil GRC etc…) o Suivi des demandes des usagers et rédaction de réponses transmises au service proximité o Élaboration des statistiques, bilans réguliers (via tableaux de bord internes ou outil de GRC), interlocuteur principal de la direction des relations usagers et de la proximité Préparation et planification de réunions o Tenue des agendas de la direction o Organisation de réunions : réservation de salle, convocations, préparations de documents…. o Participation aux réunions et rédaction de compte-rendu Accueil et communication o Accueil physique et téléphonique de la direction. o Diffusion d’informations en interne et en externe. Rédaction et suivi de courriers, notes o Gestion du courrier postal et mails : réception, enregistrement, réponses et suivi o Rédaction et/ou contrôle des actes administratifs de la direction o Constitution des dossiers des commissions et autres Suivis des projets et activités de la direction o Mise en place d’outils de pilotage et de suivi, tableaux de bord et de reporting sur les activités de la direction en lien avec les chefs de services de la direction o Assiste la direction dans la gestion de dossiers spécifiques o Suivi des dossiers de subventions portées par la direction