Assistant-e de direction - DDETS 76

Activités principales : 1. Assiste la direction (directeur et adjoints) dans l’organisation quotidienne du travail – Assure la gestion et la coordination des agendas de la direction : planifie, organise les réunions : mailing, convocations diffusion, réservation des salles, préparation des fonds de dossier – calendrier. – Assure les arrivées et départs du courrier : enregistrement du courrier entrant pour lequel il faut garder une traçabilité; vérification de la conformité des courriers sortant (respect de la charte graphique); prise en charge des circuits de signature. – Rédige et met en forme des courriers et documents à la demande de la direction. – Assure l’accueil téléphonique et physique de la direction. – Assure le classement et l’archivage de documents 2. Assiste le cadre de référence du secrétariat général commun (SGC) dans l’organisation quotidienne du travail – Prépare les convocations, l’ordre du jour et les documents qui s’y rapportent pour les instances formelles de dialogue social. – Etablit le PV des instances de dialogue social – Assiste le cadre de référence dans ses missions de gestion des ressources humaines : met en forme des supports écrits, assure l’accueil téléphonique et physique, gère les courriers – Centralise les commandes de fourniture de la DDETS et veille à leur distribution dans les différents pôles et services. – Assure l’accueil téléphonique et physique du cadre de proximité. – Assure le classement et l’archivage de documents 3. Contribue à la circulation de l’information au sein de la DDETS – Elabore des comptes-rendus de réunion notamment ceux du comité de direction – Effectue des recherches documentaires – Tient à jour l’organigramme et contribue à l’actualisation du site internet – Gère la boîte fonctionnelle de la DDETS et la boîte usagers : relevé quotidien, ventilation auprès des pôles, suivi des réponses. 4. Assure les missions de gestionnaire budgétaire pour les BOP 177 – Vise les demandes de subvention dans Chorus formulaire – Vise les demandes de paiement et transmet dans Chorus formulaire au CGF Activités annexes : Partenaires institutionnels : DREETS, préfecture, sous préfectures, conseil départemental, conseil régional , intercommunalités, communes, autres administrations et partenaires associatifs.