Chargé-e de gestion administrative et financière Projet H2NC

Missions principales : Le chargé de gestion administrative et financière H/F assiste la cheffe de projet H2NC dans les affaires courantes du projet H2NC ayant en charge d’une part, le secrétariat de l’équipe H2NC et d’autre part, en charge le suivi administratif et financier des actions H2NC portées par les partenaires, membres du consortium, bénéficiaires de la subvention AMI-CMA · Traite les différentes opérations liées au secrétariat (traitement, saisie, suivi et classement du courrier, suivi des mails, réception des colis, prise de RDV à la demande des collaborateurs H2NC, réservation de salles, du matériel technique et logistique, réservation de véhicules, de plateaux-repas, d’hébergements en lien avec le service RH de l’IFPRA…) ; - Assure le suivi de l’intendance générale des réunions et intervient en termes de soutien logistique et technique en renfort à l’équipe H2NC lors des rencontres et événements (journée de rencontre, formations, salons, séminaires…) ; - Participe à la préparation des réunions, aux groupes de travail et instances H2NC aux côtés de la cheffe de projet H2NC (suivi agendas ; envoi des invitations notamment COMOP, préparation des feuilles d’émargement, chevalets ; pots accueil/café, rédaction des comptes-rendus REOP, …) ; - Assure toutes les opérations de suivi et de bonne gestion administrative et financière du projet H2NC, en appliquant les procédures budgétaires et administratives inscrites dans le vade-mecum H2NC et veille à les faire appliquer auprès des partenaires, porteurs d’actions ; - Suit la planification des dépenses (contrôle et transmet pour paiement des demandes d’appels de fonds, suivi du versement des enveloppes au fil du projet; saisie et envoi des notifications budgétaires…) ; - Suit le respect des conventions, des règles de subventionnement et la bonne utilisation des fonds alloués auprès partenaires ; - Elabore,des outils et des supports administratifs et financiers (tableaux de bord, graphiques, cartographies…) favorisant l’évaluation du projet H2NC - Renseigne et transmet les indicateurs financiers et budgétaires pouvant faire l’objet d’enquêtes et participant aux bilans à mi-parcours et/ou bilan final de l’opération H2NC - Prépare et participe à la saisie, le cas échéant, des documents relatifs au suivi et la gestion financière (présentation PWP, Word, Excel…) en collaboration avec la chargée de communication · Est l’interlocuteur-trice des référents financiers en charge du suivi administratif et financier des actions pour chaque partenaire, porteur d’action H2NC, en lien avec la cheffe de projet et le responsable de projets AMI-CMA et AAP : - Accompagne les porteurs d'actions dans le suivi et l'exécution budgétaire des annexes financières -Procède à l'enregistrement des opérations financières - Vérifie les pièces comptables - Garantit la sécurisation des actes administratifs - Travaille sur l'amélioration des procédures