Assistant(e) de direction

Apporte une assistance permanente à la direction en termes d'organisation, de gestion de communication, d'information, d'accueil, de suivi des dossiers et de classement. Secrétariat · assure l'accueil physique téléphonique et par courriel pour la direction · gère la planification collective, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions, assure le suivi des frais de déplacement · gère les messageries « direction-ddt », « DDT », « DDT-déplacements » · vérifie, met en forme et valorise les supports écrits (courriers, comptes-rendus, organigrammes, charte graphique, et assure leur diffusion sur l'Intranet si nécessaire) · assure la réception, le traitement et la diffusion d'informations (courrier, messagerie, Intranet, Maarch) et gère le courrier arrivé à la direction · met à jour l'organigramme et l'annuaire du service, suit le planning des congés de l'ensemble des chefs de service (continuité de service) et les valide sur CASPER · prépare et actualise les dossiers CODER T, bilatérales préfecture, le livret d'accueil des nouveaux arrivants Communication : En lien avec le ou la chargé.e de mission démarches stratégiques : · gère le site Intranet et la gestion des droits d'écriture · collecte et met en forme les articles en vue du fil du mois et du fil de l'an · participe à l'organisation matérielle des événements de la DDT (AG, voeux) · correspondant fonctionnel Lime Survey · assure le lien en matière de communication avec le service interministériel communication de la préfecture, s'assure du circuit de validation des communiqués de presse Positionnement hiérarchique : Le poste est rattaché à la direction avec un lien fonctionnel avec le ou la chargé.e de mission démarches stratégiques. Le titulaire du poste est sous l'autorité hiérarchique de la directrice et de la directrice-adjointe. Elle ou il est en relation permanente avec l'ensemble des chefs et cheffes de service et des partenaires extérieurs.