Assistant-e de direction de l'unité départementale du Val-de-Marne de la DRIEAT

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la directrice de l'unité départementale UD du Val-de-Marne (et de ses deux adjointes), vos principales missions sont : · Prévoir et assurer la gestion des agendas et l'organisation des réunions, en lien avec les services et la direction de la DRIEAT(leurs secrétariats), la préfecture et les sous-préfectures (leurs secrétariats), les collectivités et autres partenaires ; · Anticiper et préparer les dossiers en lien avec les services et la direction ; · Assurer le suivi des notes à l'attention du corps préfectoral ; · Mettre en place et/ou contribuer à la formalisation d'outils de suivi des dossiers en lien avec les services métiers de la DRIEAT et le cas échéant, les compléter en sollicitant les référents identifiés ; · Participer au CODIR, rédiger le CR et assurer le suivi des suites à donner en lien avec les chefs (fes) et assistantes des services à l'UD94 ; · Veiller au bon fonctionnement et à la gestion du quotidien : gestion du courrier, des parapheurs, le suivi de la boite email fonctionnelle de la direction, répondre aux sollicitations téléphoniques, assurer l'accueil des partenaires, veiller à l'organisation du réseau et à l'archivage numérique et papiers (...) ; · Assurer la coordination des autres assistantes des services pour les intérims mutuels services/direction · Etre (co)référente Maarch (logiciel de partage des courriers en interne à la DRIEAT) · Participer à l'organisation des temps de travail collectifs et de convivialité (séminaire de l'UD, CODIR spécifiques, forum de rentrée...) ; · Appuyer la direction sur la communication de l'UD : message direction, invitations aux évènements de l'UD (dont le café des archives mensuel dont vous assurez la programmation en lien avec les services), élaboration d'une revue de presse hebdomadaire ou thématique (...) ; · Appuyer, le cas échéant la référente RH sur la consolidation des réponses sur les procédures collectives (mobilités,...) ;