Assistant administratif (h/f) - Commune de La Colle Sur Loup

Placé sous la responsabilité du Directeur Général des services, vous serez en charge du secrétariat de la direction générale des services et effectuerez les missions suivantes : Secrétariat de la direction des services : - Prise de notes, rédaction et mise en forme tous types de documents ; - Rédige les comptes rendus de réunions ; - Organise le classement et l'archivage des dossiers ; - Prépare les dossiers pour les instances ; - Renseigne les tableaux de suivi du service ; - Planifie et organise la logistique des réunions ; - Rappelle les informations importantes et transmet les messages ; - Suit et organise l'agenda de la Direction et du Maire ; - Prépare les dossiers de commissions pour le Maire ; - Traite et suit les dossiers confiés à la demande du Maire ou de la DGS ; - Assure la préparation des réunions internes et externes : convocations, réservation de la salle et logistique, vérification du quorum, préparation des dossiers, rédaction et transmission du compte rendu ; - Met à jour le site internet de la ville ; - Gère le planning des salles municipales ; - Enregistrement du courrier. Accueil physique et téléphonique du public, le renseigner et l'orienter : - Accueille le public, l'oriente et le renseigne ; - Reçoit, filtre, oriente et transmet les messages téléphoniques et les courriers électroniques ; - Renseigne les interlocuteurs et relaye si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ; - Adapte son discours en fonction de l'interlocuteur ; - Réagit avec pertinence aux situations d'urgence. Suivi du protocole : - Met à jour le fichier du protocole ; - Envoi des invitations et suivi des présences ; - Gère le budget du protocole ; - Traite et suit les bons de commandes et les factures ; - S'assure du bon déroulement et participe à la logistique des manifestations protocolaires.