Assistant administratif polyvalent (h/f) - Commune de Saint Vallier-de-Thiey

Agent d’accueil et services à la population : 1/ Réaliser les formalités liées à l’Etat-Civil pour les mariages, décès, naissances, baptêmes, pacs, légalisation de signature, attestation d’hébergement, pièces d’identité et toutes autres demandes ; 2/ Garantir une bonne gestion administrative des cimetières ; 3/ Assurer la gestion des élections ; 4/ Accueillir et orienter le public ; 5/ Superviser la vie associative ; 6/ Participe à la gestion administrative et logistique de fête des enfants, du forum des associations, des médailles du travail, des mentions bac et brevet ; 7/ Autres missions diverses. - Accueillir le public sur place ou par téléphone ; - Renseigner selon les demandes et les situations ; - Instruire et finaliser les dossiers (publication, lien avec les autres administrations, inscription sur livret de famille, déclaration, enregistrement…) ; - Préparer la salle en vue des cérémonies ; - Participer aux cérémonies (lecture d’actes, suivi signatures etc..). - Accueillir et renseigner les familles ; - Attribuer, renouveler et reprendre les concessions ; - Renseigner les dossiers d’occupation des concessions ; - Assurer l’interface avec les entreprises de pompes funèbres, les familles et la commune. - Tenir à jour les fichiers des électeurs ; - Réaliser les opérations relatives à toutes les élections. - Accueillir et orienter le public selon les demandes (téléphone, mail, sur place) ; - Proposer une alternative en vue de répondre aux attentes ; - Prendre et retranscrire des messages. - Assurer l’interface entre la commune et les associations ; - Instruit les demandes de subventions ; - Préparer et rédiger les conventions d’occupation (de salles, de matériel, de véhicule) et tenir à jour le planning ; - Paramétrer les droits d’accès aux locaux par badge et gérer les remises de clés ; - Réaliser le suivi des formalités spécifiques (autorisations de feux de cuisson, débit de boissons…). - Rechercher les coordonnées et envoyer les invitations aux personnalités officielles et autres invités ; - Suivre les réponses des participants et commander le nécessaire pour les collations (boissons, alimentation) ; - Transmettre les informations aux services techniques pour prise en charge des besoins en logistique, espaces verts ou voirie, selon consignes des élus ; - Assurer le bon déroulement de l’évènement par sa présence à la manifestation. - Paramétrer les droits d’accès aux locaux par badge et gérer les remises de clés ; - Assurer les réservations du minibus ; - Recenser les demandes de ramassage des encombrants ; - Suivre les demandes d’intervention sur l’éclairage public.