Assistant de la Direction Générale des Services - Mairie de JUVISY-SUR-ORGE

RATTACHEMENT A LA STRUCTURE - Direction de l’Administration générale CONDITIONS STATUTAIRES - Cadre d’emploi : Adjoint administratif – catégorie C - Temps complet - Poste permanent MISSIONS • Assurer le secrétariat et l’assistance administrative du service de la DGS et de l’administration générale • Assurer le suivi financier du budget du service ACTIVITES PRINCIPALES Secrétariat et assistance administrative de la Direction : - Assurer le secrétariat du DGS et de l’administration générale (rédaction, frappe et mise en forme de courrier, note, compte-rendu, classement, archivage de dossiers…etc) - Classement et archivage de dossiers du service (papier et électronique) - Assurer la polyvalence avec le service courrier/accueil - Gestion des messageries : DGS et mairie - Gestion de la dématérialisation du courrier : Doc’up - Gestion et garant de la qualité rédactionnelle des parapheurs de l’ensemble des services (modèles et mise en page) - Gestion des commandes de fournitures de bureau Assurer le secrétariat de la commande publique (notification sur la plateforme) Assurer la publication des actes Être référent en interne de la dématérialisation des courriers Superviser la réalisation des registres Assurer la gestion administrative du Conseil Municipal Gestion de la documentation : - Assurer le suivi des abonnements : souscription, renouvellement, résiliation Assurer le secrétariat des dossiers d’insalubrité, de péril en lien avec l’EPT Assurer la souscription et le suivi des certificats de signatures électroniques (certinomis) Assurer le suivi financier du service : - Gestion des contrats du service - Constituer et renseigner des tableaux de bord et de suivi de consommation - Assurer le suivi financier du service juridique ACTIVITES ACCESSOIRES • Assurer la polyvalence entre les missions du service : gestion des sinistres et gestion du courrier