FP Hospitalière Cat. BEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 3 mois

RESPONSABLE DU SECRETARIAT GENERAL (H/F)

Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis (ouvre un nouvel onglet) — Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis

Localisation

Avenue des Tamaris 13616 AIX EN PROVENCE Cedex 1 (13)

Temps de travail

Complet

Statut du poste

Vacant

Publication

9 avril 2026

Date limite

31 juillet 2026

Secteur

Administration & Juridique

Missions principales

Grades : Adjoint des Cadres Hospitaliers/Attaché(e) d'Administration Hospitalière Missions principales : Assurer le bon fonctionnement du secrétariat général et l’appui quotidien à la direction générale (organisation, suivi des dossiers, interface interne/externe). Garantir la qualité de l’accueil, de la gestion du courrier, de l’information et des supports administratifs de la structure. Assister la direction générale : préparation et suivi des dossiers, organisation des réunions, rédaction de comptes rendus et relevés de décisions. Piloter le secrétariat général sous l’autorité de la cheffe de cabinet : gestion du courrier entrant/sortant, suivi des parapheurs, gestion des agendas, coordination des flux d’information. Organiser les instances et événements (conseils, comités, séminaires, inaugurations, réunions stratégiques). Activités détaillées : · Préparer les réunions (convocations, ordres du jour, dossiers), assurer la logistique, rédiger et diffuser les comptes rendus. · Coordonner l’accueil physique et téléphonique, définir des procédures et veiller à la qualité de service auprès du public ou des partenaires · Suivre la circulation des documents à la signature, contrôler la conformité formelle et assurer, le cas échéant, la dématérialisation des actes. · Contribuer au contrôle de légalité des actes, à la sécurisation des documents et au suivi des contentieux ou précontentieux. · Assurer une veille réglementaire et informer la direction et les services des évolutions impactant la structure. · Encadrer l’agent du secrétariat (accueil, courrier, assistanat) : planification, animation, accompagnement des agents.

Profil attendu

Compétences requises : · Savoirs : organisation administrative, règles juridiques de base de la structure, procédures internes, outils bureautiques et de gestion documentaire. · Savoir-faire : rédaction administrative, gestion de priorités, planification, capacité à synthétiser et à diffuser l’information de manière fiable. · Savoir-être : rigueur, discrétion, sens du service, diplomatie, réactivité, aisance relationnelle et capacité à travailler en transversal. Compétences attendues : · Organiser une unité en fonction de différents critères (missions, stratégie, moyens, etc.). · Transmettre les informations et en rendre compte , réaliser un reporting continu et pertinent · Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles. · Concevoir, formaliser et adapter des procédures / protocoles / modes opératoires/consignes relatives à son domaine de compétence. · Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation. · Soutenir et participer à des projets et dossiers de la Direction générale. · Prévenir et gérer les conflits. · Travailler en réseau. Qualités requises : · Rigueur. · Sens du travail en commun. · Sens du relationnel. · Capacité à argumenter, négocier et convaincre. · Capacité à gérer les situations conflictuelles.

Conditions d'exercice

Conditions d’accès au poste : · Formation : niveau Bac+2 à Bac+5 en gestion, droit, administration publique ou équivalent, · Expérience : expérience confirmée en secrétariat de direction, assistanat de direction générale ou gestion administrative transversale. Quotité de travail : 100% Régime horaire/organisation du temps de travail : · Poste en temps cadre, 19 RTT. · Présence 5 jours sur 7 Contraintes liées au poste : · Contraintes : forte disponibilité ponctuelle, pics d’activité liés aux réunions d’instances ou échéances réglementaires. Avantages : Forfait RTT selon le temps de travail Comité de Gestion des Œuvres Sociales (CGOS): prestation maladie, chèques vacances, chèques cultures, allocation de rentrée scolaire, prestations enfants, places de cinéma à prix réduit… Participation financière à votre abonnement transport selon conditions Forfait mobilité durable Parking gratuit en intra hospitalier Restaurant pour le personnel Cours de sport sur place Séances de sophrologie

Pièces à fournir

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Métier de référence

Assistante / Assistant de direction

Comprendre ce poste

Le secrétariat général d'un centre hospitalier est le cœur administratif et nerveux de la direction. Ce poste consiste à orchestrer le flux administratif quotidien de la structure, garantir la traçabilité des décisions et assurer que l'information circule sans friction entre les différents services. Au-delà de la gestion du courrier et des agendas, l'assistante ou l'assistant de direction épaulera la direction générale sur des dossiers stratégiques, organisera les instances décisionnelles et créera les conditions pour que les réunions importantes soient productives et documentées.

Le recrutement dans ce cadre

Emploi en catégorie B ouvert aux titulaires et contractuels, accessible aux Adjoints des Cadres Hospitaliers ou Attachés d'Administration Hospitalière. Ce versant de la fonction publique hospitalière offre une stabilité d'emploi pour les titulaires et un accès direct pour les contractuels sans passer par concours. L'évolution vers une catégorie A est possible après ancienneté et réussite à des examens professionnels.

Conseils pour candidater

Mettez en avant une expérience confirmée en appui de direction ou secrétariat au sein d'une structure complexe : montrez comment vous avez anticipé les problèmes organisationnels et gagné la confiance de cadres dirigeants.

Démontrez votre maîtrise des outils de gestion (suite Office, gestion documentaire, agenda partagé) et votre capacité à synthétiser rapidement des dossiers multi-thématiques pour des décideurs pressés.

Illustrez votre diplomatie et discrétion : privilégiez des exemples où vous avez navigué entre acteurs internes divergents ou géré des informations sensibles avec circonspection.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. 2026-2247108Fonction publique hospitalière