ASSISTANTE DU MAIRE ET DE LA DIRECTION GÉNÉRALE - POMPONNE

ASSISTANTE DU MAIRE ET DE LA DIRECTION GÉNÉRALE Assistante de direction - Traitement des emails Mairie - Enregistrement et traitement du courrier - Organisation des agendas partagés des élus et de la DGS - Rappelle des informations importantes et transmission des messages - Traitement de différentes demandes à relayer dans les services ou auprès des autres élus – filtrage et priorisation - Centralisation et diffusion de l’information en interne - Organisation protocolaire des cérémonies Organisation de réunions et missions de secrétariat - Préparation des supports de réunion - Mise en place et suivi des réunions, rédaction des convocations et des ordres du jour - Mise en forme et diffusion des comptes rendus (commissions, conseil municipal…) - Rédaction de différents actes administratifs, règlementaires et suivi, -Travaux de secrétariats : rédaction de courriers simples et mise en forme des courriers de Monsieur le Maire et de la DGS - Organisation, classement et archivage des documents de la Direction générale - Suivi les dossiers sensibles (contentieux, réclamation…) Séances de Conseil Municipal - Réalisation de différents documents préparatoires et mise en place du matériel pour la séance, - Communication des informations sur les supports de diffusion - Rédaction des documents à la suite de la séance : délibérations, compte rendu succinct, procès-verbal, - Transmission des documents règlementaires à la préfecture. - Assister aux séances en cas d’absence de la DGS Associations - Enregistrement des dossiers de demande de subvention Missions ponctuelles - Permanences du samedi matin : guichet unique Horaires de travail Horaires variables 7h30 – 18h30 Pause méridienne entre 30 minutes et 2h Contraintes ou particularités d’exercice Permanence occasionnelle le samedi matin 9h00-12h00 Agents autorisés à venir travailler avec leur chien 3 fois/semaine Possibilité d’horaires décalées en fonction des commissions et conseils municipaux