AGENT ACCUEIL - Mairie de VILLEBON-SUR-YVETTE

Missions Au sein d’une équipe polyvalente de 3 agents dans le service accueil, information, relations à la population, l’agent à la charge d’accueillir, d’orienter et de renseigner le public sur place, par téléphone ou par voie électronique. L’agent représente l’image de la commune auprès des usagers et traite les demandes de premier niveau en utilisant les fiches de procédures adéquates. Il oriente le cas échéant les usagers vers les services ou organismes compétents et assure la diffusion du courrier papier, la transmission des mails ainsi que le transfert d’appels. Il veille sur l’information à communiquer : affichage, espace documentation, intranet, site internet…. Il gère les ressources mises à disposition des usagers (salles, matériel, …). Activités 1. Accueil physique/téléphonique 2. Courrier Ouvrir, scanner et enregistrer le courrier (postal et électronique) avec le logiciel courrier pour diffusion aux services 3. Activités liées au service scolaire Encaissements : enregistrer les règlements des prestations Accompagner les familles dans leurs démarches d’inscription sur le Portail Famille et inscriptions pédibus, études et transports scolaires Réceptionner le dossier et calculer des quotients familiaux de premier niveau Répondre aux mails des familles 4. Tâches administratives diverses Télétransmettre au contrôle de légalité des actes administratifs Assurer un suivi pour les décisions municipales Saisir les éléments pour le suivi d’indicateurs en vue du rapport d’activités du service Gérer les objets trouvés/perdus et leur enregistrement dans le logiciel approprié Gérer le stock papier pour la collectivité et les fournitures administratives du service 5. Salles de réunions, matériel et affichage Gérer la réservation des salles et assurer leur agencement et les services annexes (pots, tenue des stocks, informatique…). Veiller au bon fonctionnement du matériel mis à disposition du public (salon d’attente, photocopieur, Photomaton, borne internet…) Assurer l’affichage extérieur et sur le site de la Ville via la plateforme Constituer et actualiser un fonds de documentation mis à disposition du public Assurer et suivre la gestion des clés Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o091260414000736-agent-accueil?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".