Un Assistant ou une Assistante de Direction 410-26 - Conseil Régional d'Ile de France

Vous assurez, sous l’autorité du bureau des représentations, le secrétariat d’un membre de l'exécutif Missions de secrétariat La gestion des agendas permet d’organiser efficacement le temps de travail. L’organisation de réunions et de rendez-vous inclut la préparation de dossiers et la prise de notes. La gestion des appels téléphoniques et les missions d’accueil assurent une communication fluide. La gestion des déplacements garantit une bonne organisation des missions extérieures. Gestion du courrier La gestion des courriers et des courriels est réalisée via le logiciel Elise. La rédaction de courriers et de comptes rendus est essentielle pour le suivi administratif. Le suivi des parapheurs, le classement et l’archivage assurent une bonne organisation des documents. Préparation des réunions et séances Le suivi des rapports (CR, CP, commissions thématiques) et des visas est indispensable. La constitution des dossiers pour l’élu(e) permet une bonne préparation des réunions. La gestion des mandats spéciaux et des présences facilite le suivi administratif. MISSIONS SECONDAIRES La gestion des fichiers électroniques permet d’assurer un stockage organisé. La gestion des fichiers contacts respecte les règles du RGPD. Missions diverses Les recherches documentaires et le suivi de l’actualité soutiennent la délégation de l’élu. L’accompagnement des stagiaires contribue à leur formation et à leur intégration.