Secrétaire*LFPG/EXPL

ACTIVITES COMMUNES AU SEIN DU POLE : Assure le bon fonctionnement du secrétariat du Service Met à jour les réservations de salle pour les réunions du SE Assure la gestion documentaire (enregistrement, diffusion, archivage) du Service en relation avec l'ensemble des entités Assure la permanence d'accueil de 09h00 à 17h30 Assure la permanence téléphonique du Service de 09h00 à 17h30 Tient à jour individuellement son planning sur OLAFATCO en s'assurant d'une permanence chaque jour d'au moins un(e) secrétaire en présentiel Participe à la réunion annuelle des secrétariats de l'organisme En cas de mouvement social, s'assure de la remise des astreintes et en assure la traçabilité Assure la gestion de la boite fonctionnelle du secrétariat SE Assure la gestion du courrier électronique et postal au sein du SE Assure la gestion et la traçabilité des visites Crée un répertoire annuel pour chaque agent pour (liste non exhaustive) : - Gestion et traçabilité des absences syndicales, - Gestion et traçabilité des permis, - Gestion et traçabilité des demandes d'OM, - Gestion et traçabilité des demandes d'entrainement aérien. Gère les demandes de la sub Etudes et du pôle Outils Assure le traitement des demandes urgentes en dehors du périmètre défini de chacun(e) Gère les parafeurs au sein de l'organisme Met en forme et diffuse les comptes rendus Collecte les permis T/M/P au BLS Assure la gestion des cartes de parking d'Orly Assure la numérisation des formulaires d'entretiens individuels Assure la mise à jour des lutins CO/COT/NI dans les sites opérationnels Assure la gestion administrative des visites mensuelles TWR/APP ACTIVITES SPECIFIQUES CTL/INS : Assure la mise en forme, la diffusion et l'archivage des : - CO/COT, - NI, - Notes de subdivision, - Comptes-rendus, - Décisions d'arrêt de formation, - Convocations, - Attestations, - Décisions d'intérim. Assure la gestion des fournitures de bureau pour les subdivisions CTL/INS Assure la gestion des visites pour les subdivisions CTL/INS - PTR, - Guérite, - Badge vert si besoin. Gère les réservations des salles de la subdivision INS pour : - Les sessions de formation initiale, - Les sessions de formation continue, - Les stages d'anglais, - Les visites. Assure la gestion des demandes d'OM des agents des deux subdivisions Effectue les Demandes d'Achats (DA) sur le SIF formulaire pour le compte des subdivisions INS et CTL Assure la gestion du courrier électronique et postal au sein des deux subdivisions