Assistant(e) Administrif(ve) au département formations - 100%

Missions et activités principales :Secrétariat de formations:-   Accueil, renseignements physiques, téléphoniques et courriels concernant les formations qui lui sont attribuées,-   Maitrise du logiciel de suivi des stagiaires X4 + FOROMES,-   Vérification - Enregistrement et traitement des dossiers de candidatures,-   Instruction des dossiers d’inscription, convocations, jury, plannings, suivi administratif des stagiaires,-   Suivi et mise à jour des modes de financement des stagiaires en lien étroit avec la responsable administrative et le pôle financier,-   Conception des devis, montage et suivi des dossiers de financement des stagiaires en charge,-   Aide et participation à l’organisation des Tests d’Exigences Préalables,-   Création de différents documents, suivi, mise à jour : émargement, tableau de notes, formulaires d’inscription et d’information,-   Préparation à l’entrée en formation (cahier d’émargement, trombinoscope, attestation de rentrée, cartes étudiants, communication des dossiers à la DRAJES…).Missions transversales-   Suivi des abandons de formation,-   Appui administratif au référent handicap,Participation au fonctionnement du service-     Participe aux réunions et aux comptes rendus du département formation,-     Appui lors de la période des inscriptions Parcoursup + TEP Mutualisés,-     Participe à l’élaboration des documents et est attentive à leur impact d’un point de vue juridique,-     Assure la continuité de service avec l’ensemble des personnels du service formation,-     Participe au, tri, rangement et archivage des dossiers et aux différents comptes rendus à produire,-     Participe aux salons, aux évènements promotionnels des formations et à leur organisation.

Connaissances – Savoirs : Outils de gestion secrétariale Connaissances des milieux et application des textes règlementaires Référentiel national de certification qualité des organismes de formation Dispositions relatives à la formation professionnelle de la loi du 5 septembre 2018 Maîtrise de la démarche qualité- Conduite de projet Outils, méthodes d’analyse de résolution de problème pour l’amélioration continue Savoir- faire techniques : Connaitre l’utilisation des logiciels Techniques administratives et bureautiques Techniques rédactionnelles Organisation, rigueur dans la gestion des dossiers Capacité de communication, de rédaction Savoir- faire relationnel : Évaluer les attentes et les besoins des services demandeurs Très bon sens de la communication Savoir travailler en équipe, respecter les autres Savoir être : Disponibilité, régularité dans les missions Travail en autonomie et en équipe projet Réactivité, initiative, adaptabilité Esprit d’analyse et de synthèse Sens de l’accueil Animation de réunion et prise de parole en public