DG - Assistant.e de direction

Vos principales missions: Au sein de la Direction Générale, l’assistant(e) de direction assure, dans le cadre de ses missions, un appui administratif, organisationnel et logistique auprès de la direction générale, du cabinet et de la direction de la communication. Il(elle) exerce les tâches de secrétariat de direction, l’accueil téléphonique et physique, la gestion de la boîte électronique fonctionnelle, le tri et le suivi des courriers ainsi que la mise en page de certains documents (notes et courriers), et le suivi des parapheurs et du chrono d’enregistrement. Il(elle) participe aux réunions sur les agendas. Il(elle) travaille en binôme avec une autre assistante de direction, afin d’assurer une amplitude horaire élargie et la continuité du service. Il(elle) assure l’organisation et la préparation des réunions, le suivi des dossiers et la coordination administrative des sujets portés par la direction. À ce titre, Il(elle) participe à la préparation et au suivi des dossiers, projets et échéances portés par la direction générale, notamment en lien avec le cabinet et la direction de la communication, en assurant la circulation de l’information et le suivi administratif associé. Vos principales activités: 1. Gérer les agendas, organiser les réunions, rendez-vous, comités et déplacements (planification, logistique, préparation des dossiers, accueil des participants, visioconférences, etc.). 2. Assurer la gestion des appels, courriels et sollicitations de la direction. 3. Préparer, mettre en forme, rédiger et assurer le suivi des documents (courriers, notes, comptes rendus, présentations, etc.). 4. Assurer le traitement, le suivi, le classement et l’archivage des courriers, dossiers et documents. 5. Contribuer à la préparation et à la coordination administrative des réunions, travaux et échéances de la direction, notamment par la collecte, l’organisation et la mise à disposition des documents nécessaires. 6. Assurer un rôle d’interface avec les directions, services et partenaires internes ou externes et faciliter la circulation de l’information. 7. Participer à l’organisation logistique et administrative des échéances institutionnelles, instances ou temps collectifs portés par la direction. 8. Veiller à la bonne gestion des fournitures, des outils administratifs et contribuer à l’amélioration continue des méthodes de travail de la direction. 9. Travailler en coordination avec les autres assistant(e)s de direction et contribuer à la continuité de service.