gestionnaire administratif et pédagogique F/H (quotité 50%)
Université de Savoie Mont Blanc (ouvre un nouvel onglet) — Université de Savoie Mont Blanc
Localisation
Haute Savoie (74), France (74)
Publication
24 juillet 2026
Domaine
Enseignement et formation
Secteur
Education & Formation
Missions principales
1. MISSION
Sous l’autorité du responsable administratif et en lien avec le chef du département Informatique, la personne recrutée devra assurer la gestion administrative et pédagogique du département informatique dans lequel elle sera affectée.
2. ACTIVITES ET CONDITIONS DE REALISATION
Activités principales :
Accueillir et rediriger l'étudiant Accueil physique et mail
Accueillir et orienter des publics variés Accueil téléphonique et mail
Envoyer un agent en mission traitement des ordres de mission
Accompagner les étudiants dans leurs démarches pédagogiques création, suivi et validation des conventions et avenants, traitement des démissions
Etablir et communiquer les relevés de notes publipostage des relevés de note + envoie postaux
Suivre les conventions de stage/projets tuteurés/alternance communication et suivi avec les entreprises
Planifier les cours modification des plannings sur ADE (uniquement en cas d’absence des référents)
Acheter des fournitures, des prestations et des travaux réassort des ramettes et des produits d'hygiène
Accompagner l'apprenant en situation de handicap fournir le matériel adéquat en fonction des tiers-temps
Participer à la vie d'une équipe Participation aux réunions, prise de notes et rédaction des PV
Assurer la gestion matérielle et logistique du département
Activités associées :
· Préparation des réceptions et autres manifestations ;
· Gestion du co-voiturage des étudiants ;
· Suivi des associations ;
· Assistance aux nouveaux intervenants vacataires ;
· Gestion des sorties et voyages
Compétences attendues
1. MISSIONSous l’autorité du responsable administratif et en lien avec le chef du département Informatique, la personne recrutée devra assurer la gestion administrative et pédagogique du département informatique dans lequel elle sera affectée.2. ACTIVITES ET CONDITIONS DE REALISATIONActivités principales :Accueillir et rediriger l'étudiant Accueil physique et mail Accueillir et orienter des publics variés Accueil téléphonique et mail Envoyer un agent en mission traitement des ordres de mission Accompagner les étudiants dans leurs démarches pédagogiques création, suivi et validation des conventions et avenants, traitement des démissions Etablir et communiquer les relevés de notes publipostage des relevés de note + envoie postaux Suivre les conventions de stage/projets tuteurés/alternance communication et suivi avec les entreprises Planifier les cours modification des plannings sur ADE (uniquement en cas d’absence des référents) Acheter des fournitures, des prestations et des travaux réassort des ramettes et des produits d'hygiène Accompagner l'apprenant en situation de handicap fournir le matériel adéquat en fonction des tiers-temps Participer à la vie d'une équipe Participation aux réunions, prise de notes et rédaction des PV Assurer la gestion matérielle et logistique du département Activités associées :· Préparation des réceptions et autres manifestations ;· Gestion du co-voiturage des étudiants ;· Suivi des associations ;· Assistance aux nouveaux intervenants vacataires ;· Gestion des sorties et voyages
Profil attendu
1. COMPETENCES
Savoirs :
· Environnement et réseaux professionnels
· Techniques d'élaboration de documents
· Connaissance du cadre réglementaire applicable au domaine de la formation
· Techniques d'accueil téléphonique et physique
· Connaissances des procédures administratives
· Connaissances budgétaires
Savoir-faire :
· Maîtriser les logiciels de bureautique et informatique
· Rédiger des rapports ou des documents, Enregistrer / classer les documents
· Gérer l’activité dans un calendrier et contrôler des échéances
· Gérer les procédures de scolarité
· Gérer un budget
· Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances (gestion des délais et des priorités)
· Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
· Savoir rendre compte
Savoir-être :
· Devoir de réserve et discrétion
· Autonomie, sens de l’organisation et réactivité
· Capacité d’adaptation et esprit d'équipe
· Discrétion et rigueur
· Qualités d'expression et de rédaction
Formation(s) et expérience(s) professionnelles souhaitées :
· Une expérience dans le domaine de la scolarité serait un atout
Conditions d'exercice
· Présence sur site selon obligations du calendrier pédagogique
Informations complémentaires
1. CONDITIONS D’EMPLOI
Recrutement sur poste en remplacement
Traitement brut mensuel : 933,51 € (INM 366 - échelon 1 en référence à la grille indiciaire des ATRF C1)
Droit annuel à congés : 1,88 jours par mois (22,5 jours par an + RTT selon organisation du travail)
Organisation du travail : plusieurs modalités // télétravail possible
Adhésion obligatoire au contrat collectif de complémentaire santé sauf dispense et adhésion facultative au régime de prévoyance
Possibilités de subventions : restauration, transports publics, activités périscolaires…
Accès à la formation, aux activités sportives proposées par l’université, à la mobilité internationale
Procédure de recrutement :
Pour candidater, envoyer un CV et une LETTRE DE MOTIVATION par voie électronique au plus tard le 24 août 2026 à l’adresse [email protected]
Pour les questions relatives à la fonction et aux missions du poste, vous pouvez contacter christophe.lin-kwong-chon@univ-smb
Les auditions se dérouleront le mercredi 9 septembre 2026
Métier de référence
Gestionnaire de scolarité
Comprendre ce poste
Le gestionnaire administratif et pédagogique en université assure le bon fonctionnement administratif d'un département en épaulant les études étudiantes et l'organisation des enseignements. Les missions couvrent un large spectre : accueil et orientation des publics, suivi des dossiers pédagogiques (conventions de stage, inscriptions, relevés de notes), gestion des plannings et traçabilité administrative. C'est un poste charnière entre la vie étudiante, l'équipe pédagogique et les services centraux, garantissant la fluidité des processus administratifs indispensables au fonctionnement du département.
Le recrutement dans ce cadre
Ce recrutement s'effectue en catégorie C de la fonction publique d'État, profil administratif généraliste. Le poste à 50 % permet d'articuler travail universitaire et autres engagements professionnels ou personnels. L'évolution en FPE offre des possibilités de progression vers des postes de coordination ou de responsable administratif, notamment après acquisition d'expérience ou via une promotion interne.
Conseils pour candidater
- Détailler l'expérience d'accueil et de gestion administrative : mettez en avant tout contact direct avec le public, traitement de dossiers complexes ou gestion d'urgences administratives. L'université apprécie les candidats ayant géré des procédures variées dans un environnement à contraintes calendaires.
- Maîtriser les outils bureautiques et démontrer une capacité organisationnelle : Excel, Word et tout logiciel de gestion administrative rencontré sont des points forts. Privilégiez aussi les expériences de planification, d'archivage ou de suivi budgétaire.
- Souligner votre aisance dans un environnement réglementaire : l'université s'inscrit dans un cadre légal strict. Montrez comment vous avez respecté des procédures ou appliqué des règlements dans des postes antérieurs.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2362039Fonction publique d'État