gestionnaire administratif F/H
Université de Savoie Mont Blanc (ouvre un nouvel onglet) — Université de Savoie Mont Blanc
Localisation
Haute Savoie (74), France (74)
Publication
24 juillet 2026
Domaine
Enseignement et formation
Secteur
Education & Formation
Missions principales
1. MISSION
Assurer des missions administratives au sein de l’IAE Savoie Mont Blanc
2. ACTIVITES ET CONDITIONS DE REALISATION
· Accueil et renseignements des visiteurs (enseignants, intervenants, étudiants et candidats, etc…)
· Gestion des appels téléphoniques et des mails (réponses de premier niveau à apporter)
· Gestion de la réservation des salles pédagogiques et autres salles de réunions (planification et maintenance de premier niveau / Affichage des emplois du temps)
· Aide logistique (Evénements de l’IAE, surveillances d’examens)
· Suivi des véhicules de l’IAE
· Gestion des ordinateurs de prêt pour les étudiants en situation de handicap
· Soutien au service scolarité en cas d’absences d’une gestionnaire :
o Assister l’équipe pédagogique pour la planification de l’emploi du temps et la programmation des examens,
o Gérer les demandes étudiantes : relevés de notes, problèmes liés aux notes,
o Gérer les conventions de stage : édition des conventions dans EsupStage, édition des avenants, contrôle des signatures des différentes parties, mise à jour du suivi sur Excel,
o Préparer les copies d’examens, les listes d’émargement,
o Collecter les sujets et gérer l’envoi au service reprographie en s’assurant de leur retour,
o Prévoir le nombre de surveillants nécessaires,
o Participer à la campagne de recrutement des étudiants (contrôler les pièces des dossiers dans l’applicatif E-Candidat, gérer le suivi des pièces transmises, répondre aux questions des étudiants).
Compétences attendues
1. MISSIONAssurer des missions administratives au sein de l’IAE Savoie Mont Blanc2. ACTIVITES ET CONDITIONS DE REALISATION· Accueil et renseignements des visiteurs (enseignants, intervenants, étudiants et candidats, etc…)· Gestion des appels téléphoniques et des mails (réponses de premier niveau à apporter)· Gestion de la réservation des salles pédagogiques et autres salles de réunions (planification et maintenance de premier niveau / Affichage des emplois du temps)· Aide logistique (Evénements de l’IAE, surveillances d’examens)· Suivi des véhicules de l’IAE· Gestion des ordinateurs de prêt pour les étudiants en situation de handicap· Soutien au service scolarité en cas d’absences d’une gestionnaire :o Assister l’équipe pédagogique pour la planification de l’emploi du temps et la programmation des examens,o Gérer les demandes étudiantes : relevés de notes, problèmes liés aux notes,o Gérer les conventions de stage : édition des conventions dans EsupStage, édition des avenants, contrôle des signatures des différentes parties, mise à jour du suivi sur Excel,o Préparer les copies d’examens, les listes d’émargement,o Collecter les sujets et gérer l’envoi au service reprographie en s’assurant de leur retour,o Prévoir le nombre de surveillants nécessaires,o Participer à la campagne de recrutement des étudiants (contrôler les pièces des dossiers dans l’applicatif E-Candidat, gérer le suivi des pièces transmises, répondre aux questions des étudiants).
Profil attendu
Savoirs :
· Connaître les outils de bureautique (Word, Excel, Power Point)
· Connaître l’enseignement supérieur et le monde universitaire serait un plus
· Connaître les applicatifs utilisés en scolarité (ADE, APOGEE (dossier étudiant)) serait un plus
Savoir-faire :
· Être capable de rédiger un document de correspondance (mails, lettres, notes)
· Être capable de gérer ses priorités (réactivité)
· Être à l’aise avec les logiciels informatiques
Savoir-être :
· Bon relationnel
· Être rigoureux dans le classement et le suivi des dossiers
· Respecter les délais de mise en œuvre des tâches à accomplir
· Avoir un esprit d’équipe et d’entraide
· Adapter sa posture aux différents interlocuteurs
· Confidentialité des informations
· Ponctualité
Formation(s) et expérience(s) professionnelles souhaitées :
· Une expérience de 3 ans minimum dans un poste administratif
Informations complémentaires
1. CONDITIONS D’EMPLOI
Recrutement sur poste vacant
· Titulaire fonctionnaire de catégorie C selon conditions statutaires et indemnitaire propre à l’USMB
· Contractuel : traitement brut mensuel : 1 867,02€ (INM 366 - échelon 1 en référence à la grille indiciaire des ATRF C1)
Droit annuel à congés : 3,75 jours par mois (45 jours par an + RTT selon organisation du travail)
Temps de travail : plusieurs modalités d’organisation
Télétravail possible
Adhésion obligatoire au contrat collectif de complémentaire santé sauf dispense et adhésion facultative au régime de prévoyance
Possibilités de subventions : restauration, transports publics, activités périscolaires…
· Accès à la formation, aux activités sportives proposées par l’université et à la mobilité internationale
Procédure de recrutement :
Pour candidater, envoyer un CV et une LETTRE DE MOTIVATION par voie électronique au plus tard le 23/08/2026 à l’adresse [email protected]
Pour les questions relatives à la fonction et aux missions du poste, vous pouvez contacter [email protected]
Les auditions se dérouleront le 7 septembre2026.
Métier de référence
Gestionnaire de scolarité
Comprendre ce poste
Le gestionnaire administratif au sein de l'IAE Savoie Mont Blanc est le pivot logistique et informationnel d'une structure d'enseignement universitaire. Au quotidien, il accueille et oriente les publics variés (étudiants, enseignants, candidats), traite les demandes administratives de premier niveau et coordonne l'organisation matérielle des activités pédagogiques. Ce rôle contribue directement à la fluidité du fonctionnement académique : sans cette gestion minutieuse des emplois du temps, des salles, des dossiers d'étudiants et des conventions de stage, l'établissement ne pourrait pas assurer la continuité de ses missions d'enseignement et d'accueil.
Le recrutement dans ce cadre
Il s'agit d'un recrutement en FPE, catégorie C, qui ouvre des perspectives d'évolution vers des postes de catégorie B selon l'ancienneté et la formation. La stabilité de l'emploi public et les conditions de travail dans un environnement universitaire constituent les atouts majeurs de cette trajectoire. L'expérience acquise dans la gestion administrative universitaire facilite les mobilités internes au sein d'autres composantes ou établissements d'enseignement supérieur.
Conseils pour candidater
- **Souligner une expérience antérieure en gestion administrative ou accueil**, même partielle, en insistant sur la rigueur dans le suivi de dossiers et la capacité à gérer des demandes parallèles. Mentionner toute familiarité avec les applicatifs métier (ADE, APOGEE) constitue un atout décisif.
- **Préparer des exemples concrets** montrant votre réactivité face à des priorités changeantes et votre capacité à rédiger des correspondances claires et professionnelles en situation de premier accueil.
- **Valoriser votre autonomie informatique** au-delà des seuls outils bureautiques : une aisance globale avec les systèmes numériques rassurera sur votre adaptabilité aux spécificités universitaires.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2361877Fonction publique d'État