CHARGE DE L'ORGANISATION ET DU SUIVI DES REUNIONS (h/f) - CONSEIL DEPARTEMENTAL DES VOSGES
Conseils départementaux (ouvre un nouvel onglet) — Conseils départementaux
Localisation
Vosges (88), France (88)
Publication
24 juillet 2026
Domaine
Ressources humaines
Secteur
Administration & Juridique
Missions principales
Appui au responsable de l’assemblée dans la préparation et le suivi des instances délibérantes
Activités principales :
- Assurer le bon déroulement, la qualité et la sécurité du processus délibératif départemental
le suivi des tableaux de bord du secteur d'activité
- Assurer le suivi de la préparation des séances CP et CD
- Gérer le suivi des tableaux de présence des élus en séance et en commissions
- Assurer le suivi des votes des élus lors de l'adoption des rapports en séance
- Suivre l'adoption des procès-verbaux des séances
- Assurer le suivi des questions et motions déposées par les élus
- Transmettre les délibérations de l'assemblée départementale au service du contrôle de légalité de la préfecture
- Tenir le calendrier des sessions du Conseil départemental et des commissions permanente et veiller aux respect des délais applicables aux réunions
- Assurer un appui à l’analyse des rapports proposés à l’ordre du jour des commissions permanentes et des sessions, et des dispositions régissant les assemblées (lois, règlements, règlement intérieur....)
- Assurer l’administration fonctionnelle de 1er niveau du logiciel métier
- Rédiger les documents administratifs, courriers et courriels.
- Appliquer les procédures et respecter les délais liés aux réunions de l’Assemblée.
Activités spécifiques :
- Référent intranet
- Rapport d'activité des services
Compétences attendues
Appui au responsable de l’assemblée dans la préparation et le suivi des instances délibérantesActivités principales :- Assurer le bon déroulement, la qualité et la sécurité du processus délibératif départemental le suivi des tableaux de bord du secteur d'activité - Assurer le suivi de la préparation des séances CP et CD - Gérer le suivi des tableaux de présence des élus en séance et en commissions - Assurer le suivi des votes des élus lors de l'adoption des rapports en séance - Suivre l'adoption des procès-verbaux des séances - Assurer le suivi des questions et motions déposées par les élus- Transmettre les délibérations de l'assemblée départementale au service du contrôle de légalité de la préfecture- Tenir le calendrier des sessions du Conseil départemental et des commissions permanente et veiller aux respect des délais applicables aux réunions- Assurer un appui à l’analyse des rapports proposés à l’ordre du jour des commissions permanentes et des sessions, et des dispositions régissant les assemblées (lois, règlements, règlement intérieur....)- Assurer l’administration fonctionnelle de 1er niveau du logiciel métier- Rédiger les documents administratifs, courriers et courriels.- Appliquer les procédures et respecter les délais liés aux réunions de l’Assemblée.Activités spécifiques :- Référent intranet- Rapport d'activité des services
Profil attendu
DIPLOME : BTS ou Licence
SAVOIR
Disposer d'une culture administrative
Appréhender les enjeux relatifs au fonctionnement d'une collectivité
Aisance dans l'utilisation des logiciels bureautiques
Maîtriser les règles d'orthographe, de grammaire et de syntaxe
SAVOIR FAIRE
Utiliser les logiciels métiers et outils numériques nécessaires à l’organisation et au suivi des réunions
Organiser et prioriser son activité en fonction des échéances
Assurer la transmission des informations et le reporting auprès de la hiérarchie
Aider à la conduite des projets en planifiant les étapes, les moyens et en étant force de proposition
Concevoir et mettre en page des supports de communication, notamment le Rapport d’activités des services, avec l'aide de logiciels de mise en page et de création
SAVOIR ETRE
Organisation et méthode
Rigueur et précision
Adaptabilité
Diplomatie
Discrétion professionnelle
Autonomie
Impartialité
Sens de l'intérêt général
Esprit d'équipe
Conditions d'exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Attaché, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
Informations complémentaires
Fiche de poste sur www.vosges.fr
CV + LM à envoyer à [email protected]
Cadre juridique
Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Métier de référence
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
Comprendre ce poste
Ce poste situé au cœur du fonctionnement démocratique départemental assure que les réunions des élus – sessions du Conseil, commissions permanentes – se déroulent dans le respect des règles légales et procédurales. Le chargé d'organisation garantit la traçabilité du processus délibératif : présences, votes, délibérations, motions. C'est un rôle de régisseur administratif où la rigueur et l'attention aux détails sont déterminantes pour la légalité des décisions collectives.
Le recrutement dans ce cadre
Catégorie A de la fonction publique territoriale, ce poste est accessible par concours ou recrutement direct selon les dispositions du Conseil départemental. Il offre une stabilité d'emploi et des perspectives de progression vers des fonctions de coordination administrative ou de responsable de service, particulièrement dans les collectivités où la complexité institutionnelle croît.
Conseils pour candidater
- Mettre l'accent sur une expérience préalable d'appui administratif ou secrétariat de direction, même minimale : elle traduit la maîtrise du suivi procédural et de la communication avec les élus et agents publics.
- Familiariser-vous avant l'entretien avec le fonctionnement du Conseil départemental des Vosges (ordre du jour récents, commissions, délais légaux) : cette connaissance contextuelle distingue les candidats sérieux.
- Illustrer la capacité d'organisation par des exemples concrets : gestion de calendriers complexes, correction de documents sensibles, reporting fiable, adaptation à des situations d'urgence.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. O088260724000439Fonction publique territoriale