FP d'État Cat. CEducation & FormationIl y a 1 mois

Adjoint en gestion de scolarité - bureau 3ème cycle

Université Grenoble Alpes (ouvre un nouvel onglet) — Université Grenoble Alpes

Localisation

Isère (38), France (38)

Niveau d'études

Niveau 2 Effectuer des activités simples

Expérience

Confirmé

Publication

23 juillet 2026

Domaine

Enseignement et formation

Secteur

Education & Formation

Missions principales

Assurer la gestion complète des tâches administratives des différents parcours de spécialités de l’internat de Médecine, du dossier de candidature à la délivrance du diplôme. Accueil des étudiants - Accueillir et informer les étudiants en Médecine Générale : accueil physique, téléphonique et par mail - Gérer quotidiennement la boîte mail générique en répondant aux demandes des usagers - Participer à l’accueil des étudiants des autres spécialités en cas d’absence d’un agent ou s’il est occupé. Gestion administrative des étudiants : - Gérer les inscriptions administratives : inscriptions sur APOGEE, vérification et validation des PJ, pointage pour n’oublier personne, relances… - Veiller à ce que tous les étudiants soient inscrits au 15 décembre de chaque année - Créer les dossiers des étudiants de 1ère année en récupérant les éléments provenant du service du 2ème cycle de Grenoble, mais aussi des autres UFR

Compétences attendues

Assurer la gestion complète des tâches administratives des différents parcours de spécialités de l’internat de Médecine, du dossier de candidature à la délivrance du diplôme.Accueil des étudiants- Accueillir et informer les étudiants en Médecine Générale : accueil physique, téléphonique et par mail- Gérer quotidiennement la boîte mail générique en répondant aux demandes des usagers- Participer à l’accueil des étudiants des autres spécialités en cas d’absence d’un agent ou s’il est occupé.Gestion administrative des étudiants :- Gérer les inscriptions administratives : inscriptions sur APOGEE, vérification et validation des PJ, pointage pour n’oublier personne, relances…- Veiller à ce que tous les étudiants soient inscrits au 15 décembre de chaque année- Créer les dossiers des étudiants de 1ère année en récupérant les éléments provenant du service du 2ème cycle de Grenoble, mais aussi des autres UFR

Profil attendu

- Connaitre l’offre de formation et les méthodes de recrutement ; - Connaître le rôle, l’organisation et le fonctionnement de l'Université ainsi que la règlementation de la scolarité serait un plus ; - Maîtriser les logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) ; - Connaître les bonnes pratiques administratives ; - Savoir accueillir et informer ; - Savoir recueillir et transmettre des informations orales et écrites ; - Être en capacité de se former rapidement aux logiciels métier (Ecandidat, Apogée etc..) ; - Savoir prioriser et planifier ses activités en fonction des priorités du service ; - Faire preuve d’organisation, de qualités relationnelles et d’autonomie ; - Savoir travailler en équipe ; - Faire preuve d’une capacité d’adaptation et de disponibilité ; - Sens du service public, équité à l’égard du public - Rigueur, autonomie, organisation, discrétion - Travail en équipe - Bon relationnel - Capacité d’adaptation

Conditions d'exercice

Gestion du parcours des étudiants : - Gérer les fiches de validation des stages des internes : envoi des fiches au Maître de Stages (ambulatoires ou hospitaliers) au plus tard 1 mois avant la fin des stages, pointage des retours des fiches, transmission des fiches au coordonnateur local et au Doyen pour signature, classement dans les livrets hospitalo-universitaires, - Gérer les évaluations par les internes des services les accueillant (en attente développement Uness), - Réaliser diverses attestations à la demande des internes : licences de remplacement, attestations de cursus, attestations d’affectations, autres… Gestion des enseignements : - Récupérer les calendriers semestriels des séminaires et les différentes dates de GEP auprès du référent pédagogique du Département de Médecine Générale. Vérifier que tout est conforme et qu’aucune date n’est problématique (exemple : pas d’enseignements le jour des choix de stage…), - Réserver les salles, - Programmer les enseignements sur APOGEE

Métier de référence

Gestionnaire de scolarité

Comprendre ce poste

Cet adjoint en gestion de scolarité occupe un poste pivot au cœur du fonctionnement administratif d'un cursus d'excellence : la formation médicale de 3ème cycle à l'université Grenoble Alpes. Il pilote l'ensemble du parcours étudiant, des premières démarches de candidature jusqu'à la diplomation, en passant par les tâches critiques d'inscription administrative et de suivi de dossiers. Au quotidien, le titulaire alterne entre des missions d'accueil direct (physique, téléphonique, mail) et un travail administratif structurant : validation des pièces justificatives, gestion des logiciels métier, relances des étudiants. C'est une fonction de lien indispensable entre les futurs médecins et l'institution universitaire.

Le recrutement dans ce cadre

Ce recrutement s'effectue en catégorie C de la fonction publique d'État, correspondant à un niveau technique sans qualification hautement spécialisée requise. Les modalités précises (concours, contrat, CDI) et les opportunités d'évolution au sein du versant État ne sont pas mentionnées ici, mais ce type de poste offre généralement une stabilité d'emploi et une progression de carrière progressive en interne.

Conseils pour candidater

**Démontrer une connaissance du système universitaire** : consultez en amont les structures de la FMC à Grenoble Alpes et les cursus médicaux ; mentionnez toute expérience en environnement académique ou d'accueil d'étudiants.
**Mettez l'accent sur votre maîtrise des outils bureautiques et votre adaptabilité logicielle** : décrivez vos pratiques Excel, Word, et mettez en avant votre capacité d'apprentissage rapide face à Apogée ou Ecandidat, systèmes clés du poste.
**Illustrez votre rigueur administrative avec des exemples concrets** : relever des cas où vous avez assuré des suivis sans erreur, géré des priorités multiples ou résolu des dossiers complexes renforce votre candidature pour ce rôle exigeant.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. 2026-2360546Fonction publique d'État