Gestionnaire des conventions de stage
Université de Paris-Nanterre (ouvre un nouvel onglet) — Université de Paris-Nanterre
Localisation
Hauts-de-Seine (92), France (92)
Publication
22 juillet 2026
Domaine
Relation à l'usager
Secteur
Administration & Juridique
Missions principales
Missions et activités principales :
● Éditer, gérer et assurer le suivi des conventions de stages des étudiants
inscrits à l’Université Paris Nanterre en formation initiale.
● Informer et orienter les étudiants, les personnels enseignants et
administratifs, et les entreprises sur les stages.
● Participer aux réunions d'information et aux actions destinées à faire
connaître le BAIP et son offre de services, notamment sur les stages.
● Traiter les demandes de conventions, vérifier toutes les étapes de la saisie de
la convention par l’étudiant jusqu’à la signature et demander la rectification
des informations si nécessaire.
● Appliquer la réglementation et procédure en matière de stage
● Traiter les mails et les notifications de l’application de gestion des
conventions de stage et assurer le suivi et effectuer les relances.
● Informer les étudiants et personnels sur les outils permettant de trouver un
stage ou un accompagnement à l’insertion professionnelle.
● Accueillir les étudiants et les renseigner sur la procédure et les démarches
pour obtenir une convention de stage.
● Utiliser les applicatifs de gestion des conventions de stage, la plateforme
carrières et les outils collaboratifs
● Résoudre divers problèmes étudiant/entreprise/enseignant référent liés à la
mission du stage.
● Renseigner sur les stages à l'occasion des actions organisées par le BAIP,
● Participer aux réunions d'information auprès des formations pour présenter
les stages et le bureau des stages.
● Contribuer à l'optimisation et la modernisation des processus et des
procédures de traitement des demandes et de délivrance des conventions de
stage en collaboration avec la cheffe du bureau des stages.
● Aider et accompagner les étudiants en difficulté avec leur saisie informatique.
● Classer et archiver les conventions.
● Rendre compte de ses activités à la cheffe du bureau des stages.
Compétences attendues
Missions et activités principales :● Éditer, gérer et assurer le suivi des conventions de stages des étudiantsinscrits à l’Université Paris Nanterre en formation initiale.● Informer et orienter les étudiants, les personnels enseignants etadministratifs, et les entreprises sur les stages.● Participer aux réunions d'information et aux actions destinées à faireconnaître le BAIP et son offre de services, notamment sur les stages.● Traiter les demandes de conventions, vérifier toutes les étapes de la saisie dela convention par l’étudiant jusqu’à la signature et demander la rectificationdes informations si nécessaire.● Appliquer la réglementation et procédure en matière de stage● Traiter les mails et les notifications de l’application de gestion desconventions de stage et assurer le suivi et effectuer les relances.● Informer les étudiants et personnels sur les outils permettant de trouver unstage ou un accompagnement à l’insertion professionnelle.● Accueillir les étudiants et les renseigner sur la procédure et les démarchespour obtenir une convention de stage.● Utiliser les applicatifs de gestion des conventions de stage, la plateformecarrières et les outils collaboratifs● Résoudre divers problèmes étudiant/entreprise/enseignant référent liés à lamission du stage.● Renseigner sur les stages à l'occasion des actions organisées par le BAIP,● Participer aux réunions d'information auprès des formations pour présenterles stages et le bureau des stages.● Contribuer à l'optimisation et la modernisation des processus et desprocédures de traitement des demandes et de délivrance des conventions destage en collaboration avec la cheffe du bureau des stages.● Aider et accompagner les étudiants en difficulté avec leur saisie informatique.● Classer et archiver les conventions.● Rendre compte de ses activités à la cheffe du bureau des stages.
Profil attendu
COMPETENCES ET CONNAISSANCES
Connaissances requises :
● Connaissances fonctionnement général de l'enseignement supérieur et de la
recherche et des universités
● Aisance en expression orale et écrite
Compétences opérationnelles :
● Maîtrise de l'expression orale et écrite
● Maîtrise des outils bureautiques et numérique
● Maîtrise des techniques de secrétariat
● Capacité à élaborer des documents administratifs et des supports de
communication.
Qualités requises :
● Aisance à communiquer auprès des publics.
● Capacité à rendre compte, à travailler en équipe et en autonomie.
● Rigueur et organisation.
● Sens du service public.
● Aptitude à fonctionner en équipe.
● Capacité d’adaptation et d’initiative.
● Respect de la hiérarchie
Niveau de diplôme souhaité :
● Bac à Bac+2 (DUT BTS ou diplôme équivalent)
Conditions d'exercice
Contact fréquent avec un public diversifié : étudiants, enseignants et
administratifs, entreprises
● Travail collaboratif avec les autres agents du bureau : échanges avec les
autres agents sur le suivi des demandes et des cas complexes
● Les agents reçoivent à leur prise de fonction une formation aux outils de
gestion et aux processus administratifs et à la réglementation stage.
● Fonctionnement selon un système de répartition des tâches et de portefeuille
par roulement (répartition des tâches, renfort et remplacement d’agents du
bureau en congé).
● La charge de travail varie au cours de l'année en fonction des périodes de
départ en stage.
Informations complémentaires
candidature à envoyer jusqu'au 26 août 2026 (inclus)
Métier de référence
Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
Comprendre ce poste
Le gestionnaire des conventions de stage est au cœur du dispositif d'insertion professionnelle d'une université. Il pilote l'ensemble du processus administratif qui permet aux étudiants de réaliser leurs périodes en entreprise : vérification des dossiers, suivi des signatures, application de la réglementation. Au quotidien, ce poste requiert une grande rigueur documentaire, doublée d'une vraie capacité pédagogique pour guider étudiants, enseignants et entreprises partenaires à travers des procédures parfois complexes.
Le recrutement dans ce cadre
Ce contrat relève de la catégorie C, niveau d'exécution typique pour les fonctions administratives de support. Recruté sur contrat (non titularisé), le candidat évoluera dans un environnement universitaire dynamique où les perspectives de formation continue et de reconversion interne existent. La catégorie C peut ouvrir des voies vers des concours externes ou internes pour progresser hiérarchiquement.
Conseils pour candidater
- **Démontrer une expérience en gestion administrative et administrative précédente** : mettez en avant tout suivi de dossiers, traitement de demandes ou respect de procédures. Les recruteurs cherchent une fiabilité éprouvée, pas seulement des déclarations.
- **Valoriser l'aisance relationnelle** : illustrez par des exemples concrets comment vous avez orienté, clarifié ou apaisé des situations avec des publics variés (étudiants, collègues, partenaires externes).
- **Souligner votre maîtrise des outils numériques et bureautiques** : mentionnez logiciels spécifiques connus, gestion d'applications métier, création de supports documentaires.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2359663Fonction publique d'État