Agent polyvalent standard et archives - H/F

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type : Chargé d’accueil et d’information - Standardiste / USA002A Groupe RIFSEEP : 2 Vos activités principales - Contribuer à assurer la continuité de service avec le standard externalisé - Identifier les demandes des usagers - Mise en relation/orientation et prise en charge de tous les appels - Mise à jour de l’annuaire des contacts externes et internes - Contribuer à garantir la qualité de service (temps d’attente, qualité de la réponse, prise en compte des spécificités…) - Fournir les réponses de premier niveau - Informer sur les démarches administratives et procédures en vigueur - Rediriger vers les plateformes en ligne ou partenaires si nécessaire - Appliquer les consignes de sécurité et de confidentialité En activité annexe : - Rechercher et extraire les dossiers demandés par les services internes - Mettre à disposition les dossiers physiques ou numériques dans les délais requis - Assurer la traçabilité des mouvements de dossiers (prêt, retour, consultation) - Garantir la confidentialité des informations communiquées - Préparer les dossiers en vue de leur numérisation (tri, dépollution, vérification de l’intégrité) - Scanner les documents dans le respect des normes de qualité (résolution, format, lisibilité) - Classer les fonds selon les règles archivistiques (respect des fonds, plan de classement) - Réceptionner les versements d’archives des services producteurs. - Vérifier la conformité des bordereaux de versement - Assurer le tri réglementaire des documents (conservation, élimination selon les durées légales) - Participer aux campagnes de collecte d’archives publiques Votre environnement professionnel Activités du service : Le bureau assure la réception, l’orientation et l’information des usagers de la préfecture, des sous-préfectures et des DDI. Le pôle « sollicitation des usagers » assure la gestion du courrier dématérialisé, le traitement et la réponse aux courriels des usagers, ainsi que l’organisation, la conservation et la communication des archives. Le chef de ce pôle pilote et coordonne les activités, veille au suivi des délais de traitement et à la qualité des réponses apportées aux usagers. Le pôle « accueil et sécurité » est chargé de l’accueil physique du public et de la sécurité des locaux et des personnes. Le chef de pôle assure l’organisation de l’accueil, la coordination des dispositifs de sécurité. Il veille au respect des règles de sécurité et à la qualité de l’accueil. Il a en charge le point d’accueil numérique Composition et effectifs du service :23 agents répartis en 2 pôles (2A : chef de bureau et adjoint ; 2 B chefs de pôle et 17 C ; et 2 agents de la direction des migrations et de l’intégration en hiérarchie fonctionnelle) Liaisons hiérarchiques : Le chef de pôle sollicitation des usagers ; Le chef du bureau et son adjoint Liaisons fonctionnelles : L’ensemble des agents et des services de la préfecture et des sous-préfectures et les DDI