Gestionnaire administratif et pédagogique SV – F/H

Conditions particulières d’exercice Disponibilité en fonction de l’activité de l’UFR : contraintes horaires liées au calendrier de gestion et des enseignements Missions éligibles au télétravail : toutes les missions à l’exception de l’accueil physique du public Le/la gestionnaire administratif(ve) et pédagogique participe aux différentes activités de l’UFR (ex : journée porte ouverte de l’UFR, déroulement des examens (ECOS), guichet unique d’inscription, élections et autres activités ponctuelles). Description du poste : missions et activités Gestion administrative Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec l’activité du département Saisir, mettre en forme des documents divers Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion pédagogique Retranscrire des informations orales et écrites Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers, courriels, affichage, …) concernant les formations gérées Assurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement, traçabilité, photocopies) Classer et archiver les documents Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes Participer aux opérations logistiques du département Gestion pédagogique Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants Saisir, modifier et compléter les emplois du temps sur le logiciel HYPERPLANNING Assurer la réservation des salles de cours sur le logiciel HYPERPLANNING Gestion des salles, des badges (clefs) et du matériel équipant les salles (ordinateur, vidéo, feutres et craies) Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants Préparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys (interface avec les enseignants, saisie des notes sur le logiciel APOGEE…), classer et archiver les résultats Editer les bulletins de notes et les attestations de réussite Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage Diffuser les informations utiles aux étudiants et enseignants Participer en soutien du chef de département à la gestion des demandes de recrutement, de candidatures et de poursuite d’étude à l’exclusion des décisions Participer au maquettage des formations sur APOGEE Gestion des conventions de stage Gérer les conventions de stage (édition, signature, diffusion des offres…) Répondre aux sollicitations Outils spécifiques à l’activité Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : APOGEE, HYPERPLANNING, PEGASE (à venir), TEAMS et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel