Gestionnaire administratif.ve des ED

Sous la responsabilité de la responsable du service des études doctorales, le·la gestionnaire administratif·ve assure la gestion administrative des soutenances de thèse des Écoles doctorales 138, 139, 395 et 396. Il·elle apporte également un appui administratif à la gestion des formations doctorales ainsi qu'au suivi des heures d'enseignement et des vacataires intervenant dans les formations doctorales. Il·elle met en œuvre les procédures administratives du service en lien avec les responsables de chaque activité. Les activités confiées au·à la gestionnaire s'articulent autour de plusieurs domaines d'intervention complémentaires. Elles sont exercées de manière échelonnée tout au long de l'année universitaire, selon le calendrier des campagnes administratives et les nécessités du service. Missions 1. Gestion administrative des soutenances En collaboration avec le responsable du bureau des soutenances, gestion des dossiers de soutenance : ● Accueillir et informer les doctorants sur les procédures de soutenance. ● Assurer le suivi administratif des dossiers de soutenance. ● Constituer les dossiers et effectuer les saisies dans ADUM et APOGEE. ● Vérifier la complétude des pièces administratives et la conformité des dossiers avant validation. ● Préparer les éléments nécessaires à l'organisation des soutenances (planning, réservation des salles, convocations…). ● Assurer le suivi administratif avec les doctorants, les directions de thèse, les rapporteurs, la Bibliothèque universitaire et les services concernés. ● Mettre à jour les tableaux de suivi et produire les données statistiques relatives aux soutenances. ● Participer à la mise à jour des données dans APOGEE (directeurs de thèse, professeurs émérites...). 2. Appui à la gestion des formations doctorales (en appui ponctuel à la responsable des formations doctorales) ● Assurer le suivi administratif des inscriptions aux formations doctorales. ● Préparer les éléments nécessaires au déroulement des formations (listes des participants, feuilles d'émargement, liens de visioconférence, documents d'information). ● Diffuser les informations pratiques auprès des doctorants et des intervenants. ● Assurer le suivi administratif des documents liés aux formations. ● Mettre à jour les tableaux de suivi des formations. 3. Gestion administrative des heures d'enseignement et des vacataires (en appui à la responsable du service) ● Assurer la saisie et le suivi des heures d'enseignement des formations doctorales dans le logiciel OSE. ● Contrôler la cohérence des informations saisies et signaler les anomalies. ● Constituer et assurer le suivi administratif des dossiers des intervenants vacataires. ● Mettre à jour les tableaux de suivi des interventions et des volumes horaires. ● Assurer le lien avec les intervenants pour le suivi administratif de leur dossier.