Gestionnaire administrative de l'ED 395
Université de Paris-Nanterre (ouvre un nouvel onglet) — Université de Paris-Nanterre
Localisation
Hauts-de-Seine (92), France (92)
Publication
21 juillet 2026
Domaine
Enseignement et formation
Secteur
Education & Formation
Missions principales
Sous la responsabilité de la responsable des Écoles doctorales, le·la gestionnaire
administratif·ve assure le suivi administratif des doctorants de l'École doctorale 395.
Il·elle met en œuvre les procédures administratives liées au parcours doctoral,
accueille et informe les usagers et contribue au bon fonctionnement de l'École
doctorale en lien avec les différents interlocuteurs.
Missions
● Assurer la gestion administrative des dossiers des doctorants dans les
applications ADUM et APOGEE.
● Préparer et assurer le suivi des campagnes d'inscription et de réinscription.
● Mettre à jour les bases de données et les tableaux de suivi de l'activité de
l'École doctorale.
● Assurer le suivi administratif des formations doctorales et de la validation
des crédits dans ADUM.
● Assurer le suivi administratif des comités de suivi individuel (CSI).
● Préparer les conventions de co-direction et de cotutelle et en assurer le suivi
administratif.
● Participer à l'organisation matérielle et administrative des conseils de l'École
doctorale et rédiger les comptes rendus.
● Participer à la préparation des campagnes relatives aux contrats doctoraux
et aux appels à candidatures.
● Vérifier les données saisies dans ADUM et APOGÉE dans le cadre des
enquêtes statistiques et ministérielles.
● Assurer l'accueil, l'information et l'orientation des doctorants, des directeurs
de thèse et des enseignants-chercheurs.
● Diffuser les informations relatives aux études doctorales et participer à la
mise à jour du site internet de l'École doctorale.
● Assurer le classement et l'archivage des dossiers.
Compétences attendues
Sous la responsabilité de la responsable des Écoles doctorales, le·la gestionnaireadministratif·ve assure le suivi administratif des doctorants de l'École doctorale 395.Il·elle met en œuvre les procédures administratives liées au parcours doctoral,accueille et informe les usagers et contribue au bon fonctionnement de l'Écoledoctorale en lien avec les différents interlocuteurs.Missions● Assurer la gestion administrative des dossiers des doctorants dans lesapplications ADUM et APOGEE.● Préparer et assurer le suivi des campagnes d'inscription et de réinscription.● Mettre à jour les bases de données et les tableaux de suivi de l'activité del'École doctorale.● Assurer le suivi administratif des formations doctorales et de la validationdes crédits dans ADUM.● Assurer le suivi administratif des comités de suivi individuel (CSI).● Préparer les conventions de co-direction et de cotutelle et en assurer le suiviadministratif.● Participer à l'organisation matérielle et administrative des conseils de l'Écoledoctorale et rédiger les comptes rendus.● Participer à la préparation des campagnes relatives aux contrats doctorauxet aux appels à candidatures.● Vérifier les données saisies dans ADUM et APOGÉE dans le cadre desenquêtes statistiques et ministérielles.● Assurer l'accueil, l'information et l'orientation des doctorants, des directeursde thèse et des enseignants-chercheurs.● Diffuser les informations relatives aux études doctorales et participer à lamise à jour du site internet de l'École doctorale.● Assurer le classement et l'archivage des dossiers.
Profil attendu
Connaissances techniques
● Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la
recherche (notions).
● Réglementation générale des études doctorales.
● Outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
● Applications métier ADUM et APOGEE ou capacité à les maîtriser
rapidement.
Compétences opérationnelles
● Appliquer les procédures administratives.
● Assurer le suivi de dossiers administratifs.
● Organiser son activité et respecter les échéances.
● Mettre à jour des tableaux de bord et des bases de données.
● Rédiger des courriers et documents administratifs.
● Accueillir et renseigner les usagers.
Compétences relationnelles
● Sens de l'organisation et rigueur.
● Sens du service public.
● Qualités relationnelles et d'écoute.
● Discrétion et respect de la confidentialité.
● Aptitude au travail en équipe.
● Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Conditions d'exercice
- Le rythme de travail est globalement soutenu tout au long de l'année avec une
période de pointe d'octobre à janvier durant laquelle une grande disponibilité
et une flexibilité au niveau des horaires sont nécessaires.
- Capacité à travailler dans le stress tout en respectant les qualités d'accueil et
d'écoute des différents interlocuteurs.
- Type de contrat : contractuel (CDD)
- Congés : 50 jours annuels
- Télétravail : possibilité de télétravailler à hauteur de 2 jours par semaine sous
réserve de l’accord du chef de service
- Poste à pourvoir à compter du 01/09/2026
- Rémunération brute : Grille des ITRF catégorie C
Métier de référence
Gestionnaire de scolarité
Comprendre ce poste
Le gestionnaire administratif d'école doctorale occupe un rôle pivot entre les doctorants et l'institution universitaire. Il assure le bon déroulement administratif des parcours de recherche, de l'inscription jusqu'à la soutenance, en gérant les dossiers, les campagnes de suivi et les conventions de co-direction. Au quotidien, cela suppose une maîtrise des outils métier (ADUM, APOGEE) et une compréhension des règlementations doctorales, tout en demeurant accessible aux usagers pour les questions administratives courantes.
Le recrutement dans ce cadre
Ce poste relève de la catégorie C de la fonction publique d'État, ouverte uniquement aux contractuels. Contrairement aux concours, le recrutement contractuel offre plus de flexibilité mais moins de garanties de pérennité. Les évolutions possibles demeurent limitées sans passage ultérieur par concours, bien que l'expérience acquise renforce les candidatures en externe.
Conseils pour candidater
- Mettez l'accent sur votre expérience réelle avec les outils métier (ADUM, APOGEE) ou, à défaut, votre capacité démontrée à acquérir rapidement des logiciels complexes ; détaillez tout contexte d'enseignement supérieur ou de gestion administrative antérieur.
- Structurez votre motivation autour de vos qualités organizationnelles et de rigueur (gestion de dossiers multiples, respect des délais, mise à jour de tableaux de bord) : ce sont les pierres angulaires du poste.
- Préparez des exemples concrets de rédaction administrative et d'accueil d'usagers ; l'université évalue fortement la capacité à communiquer clairement avec différents publics.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2357184Fonction publique d'État