Assistant(e) de Direction Pôle Filière Femme Mère Enfant et Pôle Anesthésie-Réanimation

Assistant(e) de direction Missions générales : o Assurer le fonctionnement courant du secrétariat du directeur de pôles o Gérer l’agenda, les rendez-vous et les déplacements o Organiser les réunions et préparer les dossiers o Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes o Rédiger et mettre en forme les courriers, notes et comptes rendus o Assurer le classement et l’archivage o Traiter le courrier et les mails o Enregistrer les ordres de missions et suivre les demandes de remboursement de frais o Assurer le suivi administratif des dossiers confiés o Préparer les éléments nécessaires aux réunions institutionnelles o Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord de suivi Gestion administrative des conventions de mécénat et des partenariats - - Assurer le suivi administratif des conventions de mécénat et de partenariat - - Veiller à la complétude des dossiers avant leur instruction et au respect des procédures internes - - Assurer la coordination avec les directions fonctionnelles (Secrétariat général, Direction des affaires juridiques, Direction des finances …) - - Assurer le suivi des signatures, échéances, renouvellements et avenants - - Garantir la traçabilité documentaire des conventions Organisation d'événements institutionnels (RMEF, Pièces Jaunes, Mickey …) - - Piloter l'organisation administrative et logistique des événements institutionnels (colloques, manifestations, réunions partenariales…) - - Élaborer des rétroplannings - - Coordonner les intervenants, les partenaires et les prestataires - - Gérer les invitations, les inscriptions et les confirmations - - Réserver les espaces, les équipements et les prestations - - Préparer les supports de présentation - - Organiser l'accueil des intervenants et des participants - - Assurer la coordination opérationnelle le jour des événements - - Assurer le chiffrage et le suivi budgétaire en lien avec les directions concernées Missions communes au secrétariat de direction : o &nbs...