FP d'ÉtatEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsSante & SocialIl y a 1 mois

Secrétaire – Agent d’administration au secrétariat F/H

AP-HP Agence Générale des Equipements et Produits de Santé (AGEPS) (ouvre un nouvel onglet) — AP-HP Agence Générale des Equipements et Produits de Santé (AGEPS)

Localisation

Hauts-de-Seine (92), France (92)

Publication

17 juillet 2026

Domaine

Prévention, conseil et pilotage en santé

Secteur

Sante & Social

Missions principales

Rédaction des courriers pour l’ensemble du SAD Assurer la réponse téléphonique pour le service Suivi et mise à jour de l’ensemble des documents internes au SAD Tenue de l’agenda et gestion des appels téléphoniques pour le Chef de Service du SAD Gestion du courrier entrant et sortant Diffusion des informations aux hôpitaux de l’AP-HP et hors AP-HP Organisation et diffusion du planning des Astreintes Pharmaceutiques Senior Diffusion du planning mensuel des permanences du SAD Diffusion du tableau de garde des internes Organisation et préparation du matériel nécessaire aux réunions Prise de notes pendant les différentes réunions du service si besoin, rédaction des comptes rendus Accueil et prise en charge des visiteurs à l’accueil Classement, mise à jour et archivage de tous les documents diffusés en interne et en externe Gestion des demandes de fournitures de bureau pour le SAD Participation à l’inventaire annuel du service Réceptionner, traiter et distribuer le courrier dans les différentes unités fonctionnelles du service, Suivre les indicateurs d’activité du secrétariat Participation à la formalisation des documents du service

Compétences attendues

Rédaction des courriers pour l’ensemble du SADAssurer la réponse téléphonique pour le serviceSuivi et mise à jour de l’ensemble des documents internes au SADTenue de l’agenda et gestion des appels téléphoniques pour le Chef de Service du SADGestion du courrier entrant et sortantDiffusion des informations aux hôpitaux de l’AP-HP et hors AP-HPOrganisation et diffusion du planning des Astreintes Pharmaceutiques SeniorDiffusion du planning mensuel des permanences du SADDiffusion du tableau de garde des internesOrganisation et préparation du matériel nécessaire aux réunionsPrise de notes pendant les différentes réunions du service si besoin, rédaction des comptes rendusAccueil et prise en charge des visiteurs à l’accueilClassement, mise à jour et archivage de tous les documents diffusés en interne et en externeGestion des demandes de fournitures de bureau pour le SADParticipation à l’inventaire annuel du serviceRéceptionner, traiter et distribuer le courrier dans les différentes unités fonctionnelles du service,Suivre les indicateurs d’activité du secrétariatParticipation à la formalisation des documents du service

Profil attendu

SAVOIR FAIRE REQUIS Maîtriser Word, Excel, Ppt (si possible autres logiciels métiers APHP) Planifier et organiser ses activités Communiquer : savoir s'adapter aux différents interlocuteurs QUALITES PROFESSIONNELLES Discrétion Organisation, rigueur, méthode, Gestion des priorités Esprit d’équipe Rapidité, efficacité Disponibilité Dynamisme GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS Travail sur écran Port des EPI

Métier de référence

Secrétaire médicale / Secrétaire médical

Comprendre ce poste

Le secrétariat du Service d'Aide à la Dispensation (SAD) de l'AP-HP est le point névralgique des flux informationnels et organisationnels d'un service crucial d'approvisionnement pharmaceutique. Au quotidien, cette fonction assure la coordination entre les hôpitaux du réseau et la direction : gestion des astreintes, plannings médicaux, courriers administratifs et réunions. C'est un rôle de soutien opérationnel qui, par sa maîtrise documentaire et organisationnelle, contribue directement à l'efficacité du service public hospitalier.

Le recrutement dans ce cadre

Ce poste en FPE (fonction publique d'État) est ouvert aux titulaires et contractuels, offrant deux voies d'accès différentes. La catégorie de cette fonction permet des perspectives d'évolution vers des postes d'assistant administratif ou de responsable de secrétariat. Le système de la fonction publique garantit une stabilité et une progression selon les barèmes réglementaires.

Conseils pour candidater

Préparer des exemples concrets de gestion multi-tâches et de priorités : ce poste demande de jongler entre accueil, courrier, agendas et plannings. Montrer une maîtrise démontrée de l'organisation administrative, avec chiffres si possible (nombre de documents traités, réductions de délais).

Mettre l'accent sur l'usage avancé de Word et Excel plutôt que basique ; consulter les offres APHP précédentes pour identifier les logiciels métier couramment utilisés (gestion de documents, plannings intégrés) et le mentionner comme apprentissage rapide.

Soigner la discrétion et l'esprit d'équipe dans la lettre de motivation : ce secteur hospitalier manie des données sensibles. Inclure des exemples de situations où l'adaptabilité relationnelle a fluidifié la communication entre services hétérogènes.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. APHP_2026-23161Fonction publique d'État