FP d'État Cat. BEmploi ouvert uniquement aux contractuelsEducation & FormationIl y a 2 mois

Gestionnaire administratif et pédagogique – F/H

Université Sorbonne Paris Nord (ouvre un nouvel onglet) — Université Sorbonne Paris Nord

Localisation

Seine Saint-Denis (93), France (93)

Télétravail

Oui

Publication

13 juillet 2026

Domaine

Enseignement et formation

Secteur

Education & Formation

Missions principales

Gestion administrative des formations en apprentissage : - Réaliser des opérations de gestion courante - Saisir, mettre en forme des documents divers - Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion pédagogique - Retranscrire des informations orales et écrites - Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers, courriels, affichage…) concernant les formations gérées - Assurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement, traçabilité, photocopies) - Classer et archiver les documents - Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes - Participer aux opérations logistiques des département GEA, GMP et HSE Gestion pédagogique des formations en apprentissage : - Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants - Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants - Saisir, modifier et compléter les emplois du temps sur le logiciel HYPERPLANNING - Assurer la réservation des salles de cours sur le logiciel HYPERPLANNING - Gestion des salles, des badges (clefs) et du matériel équipant les salles (ordinateur, vidéo, feutres et craies) - Gérer le matériel de vidéo-projection - Editer et diffuser les bulletins de notes et les attestations de réussite - Préparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys : interface avec les enseignants, saisie des notes dans le logiciel APOGEE - Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage - Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants - Diffuser les informations utiles aux étudiants et aux enseignants - Répondre aux sollicitations du SFCA Outils spécifiques à l’activité Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : HYPERPLANNING, APOGEE/PEGASE, TEAMS… et les logiciels courants de la bureautique (Word, Excel, …).

Compétences attendues

Gestion administrative des formations en apprentissage :- Réaliser des opérations de gestion courante- Saisir, mettre en forme des documents divers- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion pédagogique- Retranscrire des informations orales et écrites- Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers, courriels, affichage…) concernant les formations gérées- Assurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement, traçabilité, photocopies)- Classer et archiver les documents- Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes- Participer aux opérations logistiques des département GEA, GMP et HSEGestion pédagogique des formations en apprentissage :- Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants- Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants- Saisir, modifier et compléter les emplois du temps sur le logiciel HYPERPLANNING- Assurer la réservation des salles de cours sur le logiciel HYPERPLANNING- Gestion des salles, des badges (clefs) et du matériel équipant les salles (ordinateur, vidéo, feutres et craies)- Gérer le matériel de vidéo-projection- Editer et diffuser les bulletins de notes et les attestations de réussite- Préparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys : interface avec les enseignants, saisie des notes dans le logiciel APOGEE- Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage- Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants- Diffuser les informations utiles aux étudiants et aux enseignants- Répondre aux sollicitations du SFCAOutils spécifiques à l’activitéUtiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : HYPERPLANNING, APOGEE/PEGASE, TEAMS…et les logiciels courants de la bureautique (Word, Excel, …).

Profil attendu

Connaissances Organisation et fonctionnement de l’établissement Organisation du cursus universitaire français Offre de formation de la composante Techniques de gestion administrative et d’élaboration de document Techniques d’accueil téléphonique, électronique et physique Culture internet Techniques de communication Environnement et réseaux professionnels Compétences opérationnelles Accueillir les enseignants et les étudiants et prendre les messages Rédiger, enregistrer et classer des rapports et documents Utiliser les outils multimédias et bureautiques Mettre en œuvre des procédures et des règles Savoir inscrire son activité dans un calendrier complexe Respecter les délais Communiquer et faire preuve de pédagogie Compétences comportementales Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs Capacité d’écoute Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique Être disponible lors des pics d’activités et être réactif Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail Avoir le sens du service public

Conditions d'exercice

Tous nos postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap. NOS ATOUTS Avantages organisationnels et évolution professionnelle 36h15 de travail hebdomadaire En tant qu’agent de Sorbonne Paris Nord, vous avez droit à 53 jours de congés par an. Au sein de l’université, vous pouvez bénéficier d’un protocole de télétravail après 6 mois d'ancienneté sur le poste. Forte de ses nombreux services, l’université offre de grandes possibilités professionnelles en interne. Vous bénéficiez du remboursement à hauteur de 75% du prix de l’abonnement. L’université participe à la complémentaire santé. Formation professionnelle Véritables opportunités professionnelles, les formations sont nombreuses à l’université : formation statutaire, formation continue, formation de préparation aux examens et concours. Bien-être au travail : Un grand nombre d’activités sportives sont accessibles au sein de nos campus. Toute l’année, nos pôles culturels proposent expos, sorties, spectacles et beaucoup d’autres

Informations complémentaires

Poste à pourvoir au 1er septembre 2026. Poste réservé aux contractuels (CDD d’un an). Candidatures (CV et lettre de motivation) dans les meilleurs délais. Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.

Métier de référence

Gestionnaire de scolarité

Comprendre ce poste

Le gestionnaire administratif et pédagogique en formation d'apprentissage joue un rôle pivot au sein d'une université. Ce poste assure le fonctionnement quotidien des formations en apprentissage en gérant à la fois les aspects administratifs (bases de données, courrier, archivage) et pédagogiques (emplois du temps, accompagnement des étudiants et enseignants). C'est une fonction essentielle qui fluidifie la relation entre la composante pédagogique et ses usagers, en garantissant que les informations circulent correctement et que les processus administratifs soutiennent réellement la qualité de formation.

Le recrutement dans ce cadre

Ce poste est proposé en contrat au titre de la FPE, en catégorie B, sur la base d'un recrutement dédié aux contractuels. La catégorie B offre des responsabilités intermédiaires avec des perspectives d'évolution vers des postes à plus haute responsabilité au fil de l'expérience et des formations suivies. La nature contractuelle confère une certaine flexibilité mais implique également une vigilance particulière sur la pérennité de la situation professionnelle.

Conseils pour candidater

Mettre l'accent sur l'expérience de gestion administrative et bureautique, en particulier la maîtrise des bases de données et des outils Microsoft Office ; détailler des exemples concrets de projets d'archivage ou de traitement informatisé de documents.

Démontrer une aptitude reconnue à l'accueil et à la communication (téléphonique, écrite, en face-à-face) : citer des situations où l'orientation et l'accompagnement ont résolu des problèmes ou amélioré la satisfaction des usagers.

Acquérir une familiarité préalable avec le fonctionnement universitaire et la terminologie du cursus français (crédits ECTS, calendriers pédagogiques, statuts d'étudiants) ; consulter le site de Sorbonne Paris Nord pour comprendre l'offre de formation des départements GEA, GMP et HSE.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. 2026-2350470Fonction publique d'État