Agent d'accueil et secrétariat RH F/H
Hôpital Avicenne (ouvre un nouvel onglet) — Hôpital Avicenne
Localisation
Seine Saint-Denis (93), France (93)
Publication
9 juillet 2026
Domaine
Prévention, conseil et pilotage en santé
Secteur
Sante & Social
Missions principales
Rattaché à la Direction des Ressources Humaines, vous assurez l’accueil et l’information des agents et usagers, tout en participant à la gestion administrative des dossiers RH.
Lors de votre arrivée, vous bénéficierez d’un accompagnement vous permettant de découvrir l’organisation et le fonctionnement de la Direction des Ressources Humaines ainsi que les outils et procédures nécessaires à la bonne réalisation de vos missions.
Missions confiées :
Assurer l’accueil physique et téléphonique du public ;
Renseigner, orienter et accompagner les usagers dans leurs démarches ;
Assurer le suivi administratif des actes et procédures relevant de la Direction des Ressources Humaines ;
Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les documents administratifs RH ;
Mise à jour du tableau de suivi des documents reçus à l’accueil
Veiller à la bonne circulation de l’information et au respect des procédures internes
Traitement et gestion de la boite mail
Préparation des états des services publics
Réception et traitement des comptes rendus d’évaluation, avis d’aptitudes, arrêtés administratifs
Suivi de facturation des apprentis
Participer à la gestion et au suivi des dossiers du personnel en cas de mobilité
Programmation des rendez-vous
Mission transversales ponctuelles en lien avec le département
Compétences attendues
Rattaché à la Direction des Ressources Humaines, vous assurez l’accueil et l’information des agents et usagers, tout en participant à la gestion administrative des dossiers RH.Lors de votre arrivée, vous bénéficierez d’un accompagnement vous permettant de découvrir l’organisation et le fonctionnement de la Direction des Ressources Humaines ainsi que les outils et procédures nécessaires à la bonne réalisation de vos missions.Missions confiées :Assurer l’accueil physique et téléphonique du public ;Renseigner, orienter et accompagner les usagers dans leurs démarches ;Assurer le suivi administratif des actes et procédures relevant de la Direction des Ressources Humaines ;Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les documents administratifs RH ;Mise à jour du tableau de suivi des documents reçus à l’accueilVeiller à la bonne circulation de l’information et au respect des procédures internesTraitement et gestion de la boite mailPréparation des états des services publicsRéception et traitement des comptes rendus d’évaluation, avis d’aptitudes, arrêtés administratifsSuivi de facturation des apprentisParticiper à la gestion et au suivi des dossiers du personnel en cas de mobilitéProgrammation des rendez-vousMission transversales ponctuelles en lien avec le département
Profil attendu
Titulaire d'un baccalauréat professionnel dans les domaines des services, de l'assistanat ou de l'accueil, vous disposez idéalement d'une première expérience sur un poste administratif ou d'accueil.
Vous possédez des connaissances relatives :
·Au statut de la fonction publique territoriale ;
·À l'organisation et au fonctionnement d'une Direction des Ressources Humaines ;
·Aux procédures d'instruction et de transmission des dossiers ;
·Aux droits et obligations des usagers ;
·Aux techniques de recherche d'informations, de secrétariat et de classement documentaire ;
·Aux techniques d'accueil, de communication et de gestion des situations sensibles ;
·À l'utilisation d'un standard téléphonique.
Compétences
·Ponctualité et assiduité ;
Sens du service public ;
·Discrétion et respect de la confidentialité ;
·Rigueur, méthode et sens de l'organisation ;
·Proactivité et autonomie ;
·Qualités d'écoute;
·Capacité d'adaptation ;
·Maîtrise de soi et aisance relationnelle.
Métier de référence
Secrétaire médicale / Secrétaire médical
Comprendre ce poste
Cet agent assure un double rôle au sein de la Direction des Ressources Humaines de l'hôpital : servir de premier point de contact pour les usagers et agents, tout en gérant les flux administratifs RH. Il s'agit d'une fonction charnière qui fluidifie les relations entre le public et l'administration hospitalière, en veillant au respect des procédures et à la qualité de l'information dispensée. Les missions combinent accueil, suivi documentaire et gestion informationnelle, essentielles au bon fonctionnement d'une DRH.
Le recrutement dans ce cadre
Le poste s'adresse aux titulaires de la fonction publique comme aux contractuels, offrant une flexibilité de recrutement typique des structures hospitalières. Il correspond à un niveau non cadre, accessible avec un baccalauréat professionnel, et ouvre des perspectives d'évolution administrative dans le versant FPE. Une intégration progressiste est prévue avec un accompagnement initial pour maîtriser l'organisation hospitalière et les outils RH.
Conseils pour candidater
- Mettez l'accent sur une expérience concrète en accueil ou secrétariat : exemples de situations où vous avez orienté un public, géré des dossiers administratifs ou résolu des incompréhensions. Les recruteurs recherchent une autonomie relative dans le traitement des procédures.
- Familiarisez-vous avant l'entretien avec le statut des agents hospitaliers et les enjeux de gestion RH dans la FPE : cela démontre une compréhension du contexte administratif.
- Démontrez votre maîtrise des outils bureautiques (traitement de courrier, gestion de bases de données, messagerie) et mettez en avant des qualités relationnelles vérifiables : écoute, clarté de communication, discrétion face aux informations sensibles RH.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. APHP_2026-23057Fonction publique d'État