Assistant(e) Secrétaire (H/F) de direction au bureau du cabinet du SGAMI Sud-Est

GROUPE RIFSEEP :2 Créé par décret du 6 mars 2014, les secrétariats généraux pour l’administration du ministère de l’Intérieur (SGAMI) sont des services déconcentrés placés sous l’autorité des préfets de zone de défense et de sécurité, en charge de missions d’administration générale, de logistique et de mutualisation de moyens. Ils mutualisent, à l’échelon zonal, les ressources de soutien du ministère de l’intérieur. La zone sud-est couvre les 12 départements de la région Auvergne-Rhône-Alpes. L’État-major, directement rattaché au SGA, assure des missions transversales au sein du SGAMI en accompagnement et appui aux différentes directions en garantissant la continuité de service. Il pilote la maîtrise des risques pour les activités du SGAMI. Il suit plus particulièrement des affaires réservées qui lui sont confiées et intervient en soutien aux forces de sécurité. Vos activités principales : Placé(e) sous l’autorité du chef de bureau du cabinet, vous intégrerez le cabinet de la secrétaire générale adjointe au sein de l’état-major pour assurer les missions suivantes : Secrétariat - traiter les contacts : relations avec les secrétariats des autorités en particulier avec le secrétariat du PDDS, accueil physique, gestion des appels téléphoniques, mise à jour de l’annuaire EM et de l’arborescence AGAT ; - gérer l’agenda du SGA et de la réservation des salles du Gouverneur et en préfecture ; - anticiper et rappeler les échéances clés ; - traiter le courrier du SGA et assurer le suivi du circuit des parapheurs (le traitement du courrier est susceptible d’évolution avec le déploiement du parapheur électronique et de MAARCH) ; - rédiger divers documents administratifs (courriels, courriers, bordereaux…) ; - être gestionnaire Chorus DT (rôle Assist) pour le périmètre SGA et EM ; - traiter les relevés des cartes achat SGA et CEM ; - assurer la veille les BALF. Coordination, affaires réservées et transversales - participer aux côtés du chef du bureau du cabinet et de la rédactrice de cabinet, aux actions de coordination des directions du SGAMI au profit de la secrétaire générale adjointe et de la cheffe de l’État-major ; - traiter des dossiers ponctuels et assurer le suivi d’affaires réservées ; - préparer les dossiers pour les réunions ; - apporter un appui à l’organisation des événements, visites et réunions. Une évolution de l’organisation du bureau du cabinet est à l’étude afin de recentrer les différents métiers le composant pour différencier les missions de cabinet et celles relevant des moyens généraux et de la gestion des sites tout en explorant de nouveaux modes de travail et en renforçant les missions sensibles (sécurité – sûreté) et l’appui à la gouvernance.