Che(fe) du secrétariat H/F

Vos activités principales DFPO : - aide à l’organisation du travail de direction - assure l’accueil téléphonique et physique, filtrage des interlocuteurs du chef de site - assure la mise à jour des contacts du service et du site : annuaire et organigramme - aide à l’organisation et au déroulement des scolarités : rapports divers et port d’armes hors service. - assure la diffusion et l’archivage des rapports - gestion et élaboration du planning d’astreintes de la direction - traitement de supports écrits - réactualisation et diffusion des notes de services et notes d’informations, fiches réflexes - gestion des parapheurs en signature du chef de site et de son adjoint - réception, classement et diffusion des courriers (papier, courriel, et rescom) - assure la gestion du courrier à l’arrivée et au départ sur le logiciel MAARCH - assiste et rédige compte rendu de réunion DFPO , RETEX…. - gestion des réservations salle -organisation des réunions - établissement des dossiers frais d’intervenants - amplitude : réservation de transports et d’hébergements - aide à l’organisation des élections du conseil d’administration - participe à la préparation de cérémonie ( sortie de promotion, remise de médailles…) ,suppléant voix off. - référent sur dossiers en lien avec le site de Saint-Cyr-au-Mont-d’Or, organisation de réunions entre les deux sites. - relais et saisie prévisionnel de congés -saisie évaluation intervenant logiciel Logiform Département des affaires générales : - tâches administratives diverses - rédige divers compte-rendus de réunion - RH : trombinoscope - finances : enregistre les services faits sur le logiciel PEP Votre environnement professionnel · Activités du service Toutes tâches afférentes à un secrétariat de direction Composition et effectifs du service 1 agent contractuel 1 secrétaire administratif(ve) Liaisons hiérarchiques : Le commandant de site de l’ENSP Cannes-Écluse- le commissaires adjoint au commandant de site La cheffe du département des affaires générales Liaisons fonctionnelles Tous services de l’ENSP Cannes-Écluse et St Cyr au Mont d’Or et les divers interlocuteurs extérieurs