SNPS-Chef(fe) du bureau des secrétariats H/F

Groupe RIFSEEP : 1 (administration centrale) Vos activités principales : Le chef(fe) du bureau des secrétariats coordonne l’activité de secrétariat pour la direction, l’état-major, le secrétariat général et les 3 sous-directions qui composent le siège du SNPS. A ce titre, il (elle) : Encadre une équipe composée d’une adjointe à la cheffe du bureau et de 7 assistantes Assiste l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de son travail Pilote le secrétariat de plusieurs responsables de service Assure le suivi et la gestion de 3 boîtes fonctionnelles : 2 boîtes fonctionnelles pour les secrétariats et la boîte fonctionnelle entrante et sortante « [email protected] Assure la mise à jour, la demande de publication sur Légifrance et la diffusion de la décision de délégation de signature du SNPS. Organise et assure la gestion de la salle d’archive du SNPS (classement, rapatriement des archives des LPS, transmission de dossiers archivés) Prend en charge la gestion de problématiques diverses et des dossiers transverses Assure le suivi de la mise à jour et de l’harmonisation des procédures internes au bureau des secrétariats en fonction de l’évolution des besoins des services Pilote la montée en version et la formation des agents du SNPS au logiciel Maarch courriers et parapheurs Administre les comptes Maarch et met à jour les modèles de documents et modèles de mails Valide les ordres de missions et états de frais des agents de la Direction sur Chorus DT Assure le contrôle interne en visant les écrits sortants dans le logiciel Maarch Assure une veille sur Légifrance pour mise à jour de la liste protocolaire des destinataires Les sections placées sous sa responsabilité doivent : Gérer les agendas, les déplacements, le filtrage des interlocuteurs Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions, comité, séminaires… Assurer les réservations de salles et organiser les « accueil cafés / déjeuner » Prendre des notes Traiter des dossiers ponctuels et suivre des affaires réservées Mettre en forme et valoriser des supports écrits (courriers, notes et instructions...) Rédiger des courriers simples et constituer des dossiers administratifs Assurer la collecte d’information des campagnes « Ressources humaines » Relayer l’Information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes Assurer l’accueil physique et téléphonique (appels internes et standard SNPS) Enregistrer les courriers et les courriels entrants et sortants sur logiciel spécialisé (maarch) Assurer l’assistance des utilisateurs des applications Maarch et MCPN Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions Disponibilité (permanences physique et téléphonique jusqu’à 18h00), réactivité, rigueur et discrétion. Continuité de service public