Assistante-assistant de direction au secrétariat préfectoral

Groupe RIFSEEP : 1 Vos activités principales : Le secrétariat du préfet assiste le corps préfectoral dans l’organisation quotidienne de son travail. 1- Assurer le secrétariat de M. le Préfet et du directeur de cabinet - gestion des agendas et des plannings - traitement des appels téléphoniques et des courriels - accueil physique et téléphonique du cabinet - saisie, mise en forme de courriers, note, documents... 2- Planification et organisation - planification et organisation d’évènements conduits par la Préfet ou le directeur de cabinet en soutien du BRECI principalement ou de réunions ponctuelle et sensibles (exemple : cérémonies, départ/prise de fonction du corps préfectoral, visites officielles, etc) A ce titre, le secrétariat peut être sollicité en renfort pour des évènements exceptionnels sur volontariat. - organisation des déplacements de M. le Préfet et du directeur de cabinet ; Dans ces missions, le secrétariat est en lien avec les conducteurs, le maître d’hôtel, les secrétariats des sous-préfets et autres services 3- Chargé de la logistique du cabinet - commande de fournitures de bureau - rédaction des menus, chevalets, plans de table… - archivage de M. le Préfet et du directeur de cabinet - réservations pour le compte du préfet et du directeur de cabinet (salles,...) 4- Suivi du courrier - gestion de la réception des dossiers préparés par les services pour M. le Préfet et du directeur de cabinet - gestion des dossiers du corps préfectoral - gestion de l’arrivée du courrier et des courriels (tri, transfert, réponses aux invitations...) - gestion de la mise à la signature et de la distribution des parapheurs 5- Suivi des lignes budgétaires - Suivi du budget de fonctionnement de la résidence et des frais du corps préfectoral - Suivi des heures supplémentaires des chauffeurs (coordination avec agenda corps préfectoral) et des personnels de résidence - Appui dans le suivi du budget et la déclaration des frais de représentation du cabinet - Chef de filât des secrétariats du corps préfectoral (suivi des congés….) Votre environnement professionnel : Activités du service : Nécessite de nombreuses relations avec les sous-préfets, les chefs de services de l'Etat, les élus, les acteurs socio-professionnels du département Composition et effectifs du service Le cabinet est composé de : - la direction des sécurités : 16 agents (5A – 8B – 4C ) - le bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle (BRECI) : 7 agents (2A - 2B – 1C et un apprenti) - 2 conducteurs - le secrétariat préfet et directeur de cabinet : 2 agents (1B et 1C) Liaisons hiérarchiques : Le préfet et le directeur de cabinet le directeur des sécurités – sur les sujets relevant de la sécurité ou en l’absence du directeur de cabinet Liaisons fonctionnelles : Liaison fonctionnelle avec le BRECI qui suit l’activité des 2 conducteurs et des 2 secrétaires (préfet/directeur de cabinet et Secrétaire générale)