Responsable du bureau de l'immigration et du bureau de l'accueil et de l'intégration H/F

Sous la responsabilité du directeur territorial et de son adjoint(e), le/la responsable du bureau assure la mise en œuvre des procédures d’immigration familiale et professionnelle (BIM) et d’accueil et d’intégration (BAI) et veille au bon fonctionnement des services par un encadrement adapté aux activités. Il/elle s'assure également du bon déroulement des marchés de formation et veille au respect du cahier des charges par les prestataires. Il/elle assure le suivi administratif et financier des marchés et participe au contrôle des titulaires des différents marchés contractés. Management et pilotage des bureaux BIM/BAI Répartir les activités, élaborer les plannings des agents Organiser les activités des bureaux, les coordonner (le cas échéant en lien avec les autres services de la DT) et les contrôler Veiller au respect des dispositifs, au bon fonctionnement des procédures et au niveau de qualité des prestations Être un(e) référent(e) pour les agents, leur fournir conseils et informations sur les modalités de mise en œuvre des procédures Cohésion d’équipe : organiser les réunions d’équipe, prévenir et gérer les conflits et intégrer les nouveaux agents Assurer l’évaluation des agents Participer aux réflexions conduites dans le domaine d’activité des bureaux et aux réunions internes de coordination Suivre l’évolution de la réglementation en vigueur dans son domaine, diffuser l’information auprès des agents et veiller à son application Suivi d’activité Participer à la création d’outils de planification et de suivi Préparer et vérifier les données statistiques des bureaux et en assurer la transmission à sa hiérarchie Relations avec les partenaires institutionnels ou privés Assurer les liaisons fonctionnelles avec les différents partenaires institutionnels ou privés Participer aux réunions extérieures de coordination Promouvoir les dispositifs auprès des partenaires Animation des relations avec les prestataires intégration Veiller à l’adéquation permanente entre l’offre de service et les besoins de formation Préparer les réunions de coordination, les animer sur demande de sa hiérarchie Diffuser les consignes du siège auprès des prestataires Proposer des améliorations aux prestataires Suivi du dispositif Utiliser les outils de suivi de la présence aux formations Recueillir et consolider les informations quantitatives et qualitatives nécessaires au suivi des dispositifs du CIR Assurer le suivi quotidien des bons de commande Suivi et contrôle des marchés du CIR S'assurer de la conformité des prestations au regard du CCP Notifier au titulaire du marché les manquements aux conditions du CCP Alerter la DAF ou la DAI en cas d'incidents Identifier les besoins et commander aux titulaires les prestations de service, en lien avec l’agent d’ordonnancement Assurer le suivi financier Organiser le dispositif de contrôle des prestataires Saisir les bons de commande et les Services Faits sur le logiciel PEP Premium