GESTIONNAIRE DE SCOLARITÉ (H/F)
Université de Technologie Tarbes Occitanie Pyrénées (UTTOP) (ouvre un nouvel onglet) — Université de Technologie Tarbes Occitanie Pyrénées (UTTOP)
Localisation
Hautes Pyrénées (65), France (65)
Niveau d'études
Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Publication
20 août 2026
Domaine
Ressources humaines
Secteur
Administration & Juridique
Missions principales
MISSIONS DU POSTE
Accompagner la réussite des étudiants en effectuant les actes administratifs et de gestion dans le domaine de la scolarité.
Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
· Participer à la gestion administrative et pédagogique des étudiants FISE
- Assurer la gestion et l’instruction des dossiers administratifs en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
- Assurer le processus d’inscription pédagogique des étudiants.
- Participer à la gestion administrative en appliquant les procédures dédiées.
- Alimenter des tableaux de bord et effectuer des extractions dans le système d’information.
- Assurer la préparation des jurys.
- Contrôler les documents officiels post-jury.
- Participer à la rédaction et à la validation des nouvelles procédures.
- Assurer la saisie des notes de certaines EC et le suivi des absences.
- Élaborer et transmettre les attestations diverses.
- Archiver les dossiers des élèves (y compris l’archivage numérique).
· Informer et orienter dans leur démarche les interlocuteurs
- Assurer l’accueil, en présentiel et par téléphone, des interlocuteurs internes et externes.
- Répondre aux mails.
- Diffuser l’information aux étudiants et au personnel.
- Répondre aux demandes d’information des autres services et de l’extérieur
ACTIVITÉS ASSOCIÉES
- Participer au soutien logistique (ex : réservation de salles) de la scolarité.
- Renseigner les enquêtes en lien avec son domaine d’expertise.
- Être force de proposition dans l’amélioration des processus.
Compétences attendues
MISSIONS DU POSTEAccompagner la réussite des étudiants en effectuant les actes administratifs et de gestion dans le domaine de la scolarité.Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.ACTIVITÉS PRINCIPALES· Participer à la gestion administrative et pédagogique des étudiants FISE- Assurer la gestion et l’instruction des dossiers administratifs en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.- Assurer le processus d’inscription pédagogique des étudiants.- Participer à la gestion administrative en appliquant les procédures dédiées.- Alimenter des tableaux de bord et effectuer des extractions dans le système d’information.- Assurer la préparation des jurys.- Contrôler les documents officiels post-jury.- Participer à la rédaction et à la validation des nouvelles procédures.- Assurer la saisie des notes de certaines EC et le suivi des absences.- Élaborer et transmettre les attestations diverses.- Archiver les dossiers des élèves (y compris l’archivage numérique).· Informer et orienter dans leur démarche les interlocuteurs- Assurer l’accueil, en présentiel et par téléphone, des interlocuteurs internes et externes.- Répondre aux mails.- Diffuser l’information aux étudiants et au personnel.- Répondre aux demandes d’information des autres services et de l’extérieurACTIVITÉS ASSOCIÉES- Participer au soutien logistique (ex : réservation de salles) de la scolarité.- Renseigner les enquêtes en lien avec son domaine d’expertise.- Être force de proposition dans l’amélioration des processus.
Profil attendu
COMPÉTENCES REQUISES
· Connaissances (savoir) :
- Connaitre et appliquer les dispositions réglementaires du domaine d’activité,
- Connaitre l’organisation générale des établissements d’enseignement supérieur.
- Technique d’élaboration de documents.
- Techniques de communication.
- Connaitre le règlement de la formation et le règlement des études.
· Compétences opérationnelles (savoir-faire) :
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité, et les outils bureautiques,
- Alimenter, organiser et mettre à jour les bases de données.
- Elaborer et mettre en œuvre des procédures de gestion relatives au domaine d’activité.
- Savoir organiser et planifier ses activités, savoir gérer son temps.
- Adapter son comportement aux différents types de public.
· Compétences comportementales (savoir être) :
- Avoir le sens du contact, de l’écoute,
- Faire preuve d’autonomie tout en sachant informer, rendre compte et travailler en équipe.
- Être rigoureux, consciencieux.
- Maîtriser les techniques d’accueil du public.
- Faire preuve d’impartialité et de discrétion.
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.
- Faire preuve de rigueur/ fiabilité,
- Faire preuve de polyvalence et de réactivité.
NIVEAU REQUIS
- Bac+2
- Expérience souhaitée sur poste similaire
- Niveau anglais souhaité : B1
Conditions d'exercice
· Contraintes spécifiques liées au poste :
- Respecter le calendrier universitaire.
- Contrainte horaire possible pour nécessité de service.
- Permis B.
Informations complémentaires
· 10 semaines de congés
· Durée du contrat : Du 1/09/2026 au 31/08/2027. (période d’essai de 1 mois)
· Rémunération selon expérience et statut
Métier de référence
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
Comprendre ce poste
Ce gestionnaire de scolarité occupe une position clé dans le fonctionnement d'une université technologique. Au quotidien, le titulaire traite les dossiers administratifs des étudiants, orchestrant les étapes essentielles de leur parcours : inscriptions, jurys, attestations. Il est l'interlocuteur privilégié pour les questions administratives auprès des services internes et des étudiants, veillant à la conformité juridique et à l'application des règlements. C'est un rôle transversal qui garantit la fluidité des processus pédagogiques en arrière-plan.
Le recrutement dans ce cadre
Il s'agit d'un contrat (non concours), ouvert spécifiquement aux contractuels de catégorie B, statut qui confère une certaine autonomie opérationnelle sans responsabilité managériale. Ce type de recrutement en FPE offre une porte d'accès à l'administration universitaire pour qui souhaite tester la stabilité du secteur public tout en conservant une certaine flexibilité. Les perspectives d'évolution passeraient par une intégration au titre d'agent contractuel durable ou une mobilité interne vers d'autres services.
Conseils pour candidater
- **Démontrer une maîtrise des environnements informatiques spécialisés** : mettez l'accent sur tout logiciel de gestion de scolarité ou ERP manipulé, et plus largement votre aisance avec les bases de données et les extractions de données ; c'est un critère opérationnel majeur.
- **Valoriser l'expérience administrative antérieure** : un parcours dans les études, l'enseignement supérieur ou l'administration publique facilitera votre crédibilité sur les règlementations et procédures universitaires.
- **Préparer une lettre qui souligne le service à l'usager** : montrez que vous envisagez ce poste comme un support essentiel à la réussite des étudiants, pas seulement une gestion de dossiers.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2387720Fonction publique d'État