DGDDI (DG-COMINT2/UD2) - Assistant(e) de direction H/F

Le poste proposé recouvre les missions et activités suivantes : assistance du chef du bureau COMINT2/futur bureau UD2 et de ses adjoints ; assistance du Service des Autorisations de Mouvements Internationaux d’Armes (SAMIA), service à compétence nationale rattaché à la sous-direction commerce international de la Direction générale des douanes et droits indirects ; assistance de la Mission nationale de contrôle des précurseurs chimiques (MNCPC), rattachée à la sous-direction commerce international. 1 – Gestion calendaire Liaisons internes et externes utiles à la planification calendaire du Chef de Bureau et ses adjoints Anticipation des conflits d’agenda. Rapport au Chef de Bureau sur les sollicitations reçues. 2 – Gestion administrative Constitution des dossiers nécessaires aux réunions du Chef de Bureau et de ses adjoints, réunir les contributions attendues. 3 – Gestion logistique Organisation des moyens de locomotion, d’hébergement et de facturation des déplacements du Chef de Bureau. Préparation des salles de réunion II - COURRIERS 1 – Gestion du courrier papier Réception et distribution quotidienne des courriers matérialisés. Expédition des recommandés et envois simples. 2 – Gestion du courrier dématérialisé 2.1 - Application COURRIER Envoi de notes. Cotation des services et agents visés. 2.2 - Boîte aux lettres fonctionnelle (BALF) du Bureau COMINT2/futur bureau UD2 Classer les messages publicitaires dans le dossier SPAM et les supprimer à échéance régulière. Transférer sur la messagerie fonctionnelle du SAMIA les messages relevant de sa compétence. Assurer la veille des messages non tagués et relancer les rédacteurs concernés, avec les chefs de section en copie. III – LOGISTIQUE 1 – Organisation des réunions S’assurer du nombre de participants, des horaires et objets des réunions. Réservation des salles de réunions et des aménagements nécessaires à la réunion (salle de visioconférence, déploiement d’une assistance informatique, lien de visioconférence, …) 2 – Gestion des fournitures de bureau Recensement et gestion des stocks de fournitures des services. Constitution et envoi du bon de commande. Réception de la livraison interne (port de charges). Rangement et mise à disposition des fournitures. 3 – Remplacements ponctuels pour assurer le secrétariat au sein de la sous-direction Le secrétariat s’organise dans le cadre d’une collaboration étroite avec les secrétariats des bureaux Comint et Comint 1/3, pour assurer la permanence de l’assistance COMINT2, SAMIA et MNCPC lors des périodes de congés. IV – COMMUNICATION 1 – Gestion des appels téléphoniques Gestion des appels téléphoniques du bureau COMINT2 et SAMIA Transfert des appels et prise de messages. Relais aux agents du service de communications et d’informations sur tout domaine utile 2 – Coordination interservices Information et coordination avec les autres Sous-Directions.