Assistante de direction F/H

Missions permanentes :-      Réceptionner et orienter les demandes émanant des interlocuteurs internes et externes de l’hôpital.-      Réceptionner et traiter les appels téléphoniques adressés à la direction ainsi que les messages électroniques.-      Prendre des rendez-vous, gérer l’agenda du directeur.-      Organiser des réunions, séminaires, évenements du site.-      Préparer et rédiger le projet de compte-rendu de réunions.-      Préparer et mettre en forme les notes de services et les documents de la direction.-      Etablir les tableaux de gardes médicales, administratives et techniques (recueillir les informations, établir le tableau, le diffuser et assurer les actualisations).-      Traiter et prioriser avec le Directeur les demandes syndicales.-      Traiter et gérer les demandes du service anti-malveillance auprès du directeur.-      Assurer le suivi des documents à la signature du directeur.-      Gérer les réservations des salles et des véhicultes-      Gérer les commandes de fournitures et demande d’intervention (outil SAPHIR) de la direction-      Classer et archiver.Missions ponctuelles :-      Envoi des documents relatifs à la Commission des usagers.-      Suivi des conventions de partenariat sous le contrôle du Directeur.-      Remplacements du secrétariat de la DRH et des demandes adressées à la Responsable des Affaires Générales et Relation des Usagers.

SAVOIR FAIRE REQUIS - Accueillir et orienter le public (accueil téléphonique et physique) - Organiser les activités de secrétariat et prioriser de manière pertinente et rapide - Rédiger et mettre en forme les documents de façon autonome (courrier, note, compte rendu, procès-verbal, dossier…) - Travailler en équipe - S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers. - Connaître les techniques de secrétariat et des outils bureautiques CONNAISSANCES ASSOCIEES - Maîtrise du Pack Office QUALITES REQUISES - Qualités relationnelles : écoute, dialogue, discrétion - Adaptabilité et réactivité, afin notamment de faire face à des situations d’urgence - Disponibilité - Sens développé de l’organisation