FP d'État Cat. CEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsIl y a 4 jours

secrétaire de direction EPM Orvault (44)

Direction de l'administration pénitentiaire - DISP RENNES (ouvre un nouvel onglet) — Direction de l'administration pénitentiaire - DISP RENNES

Localisation

Loire Atlantique (44), France (44)

Niveau d'études

Niveau 4 Baccalauréat

Publication

8 septembre 2026

Domaine

Ressources humaines

Missions principales

Le secrétariat assure la sélection et la diffusion des informations concernant l'ensemble des courriers et des dossiers traités par la direction. Il est amené à avoir un rôle d'assistance auprès des personnes dont il assure le secrétariat. Le secrétariat gère la documentation du service. Il est amené à assurer le remplacement de la responsable du service ressources humaines. Administration et gestion : - Gérer le courrier entrant et sortant du service et repartir le courrier dans chaque service. • Renseigner et informer le public, les orienter vers les différents services administratifs. - Assurer l’accueil téléphonique et la réception des divers messages. Mettre à jour le document « délégation de signature » ainsi que l’annuaire et le trombinoscope ainsi que les organigrammes de l’EPM. - Enregistrer et diffuser les CRI et CRP et les groupes repas.Répondre aux communications des agents et prendre les messages. - Procéder à l’enregistrement, à la diffusion et au classement à l’archivage des documents de détention et de secrétariat. - Renseigner la base documentaire dans le cadre de la labellisation et mettre à jour les données. - Suivre et actualiser les autorisations d’accès à l'établissement (vérification des pièces d'identité, du FIJAIS). - Planifier les différentes plages horaires de la salle de réunion pour chaque mois. Organiser et mettre à jour le planning de la direction. - Mettre à jour les demandes d'habilitation du personnel Unité Sanitaire/SMPR. semaine et les astreintes "direction". - Élaborer et rédiger des documents administratifs : collecte des informations, rédactions de documents (notes, lettres, rapports, courriers magistrats et rapport d’activité annuel). - Participer et rédiger le procès verbal du conseil d’évaluation de chaque rapport d’activité. Mise en page des documents de labellisation. Rédiger et assurer le suivi du document RPTP. - Établir les ordres de mission et les frais déplacement pour les agents sur CHORUS DT. - Créer les comptes téléphonie TELIO pour les détenus (cartes rouge et verte) et actualiser le tableau sur le commun EPM - Gérer les permis de visite et établir le courrier aux familles. - Contrôler NED, vérifier et valider les documents en cas de demande de permis de visite déposé par 1 famille. Participer et rédiger « le fil de l’eau » de la gestion de crise. Prise téléphonique des rendez-vous parloirs, tous les mardis et jeudis matins. Composition et effectifs du service : Dépend en fonction du service d’affectation. Votre hiérarchie : Dépend en fonction du service d’affectation. Vos interlocuteurs métiers : Dépend en fonction du service d’affectation.

Compétences attendues

Le secrétariat assure la sélection et la diffusion des informations concernant l'ensemble des courriers et des dossiers traités par la direction. Il est amené à avoir un rôle d'assistance auprès des personnes dont il assure le secrétariat. Le secrétariat gère la documentation du service. Il est amené à assurer le remplacement de la responsable du service ressources humaines.Administration et gestion :Gérer le courrier entrant et sortant du service et repartir le courrier dans chaque service. • Renseigner et informer le public, les orienter vers les différents services administratifs.Assurer l’accueil téléphonique et la réception des divers messages. Mettre à jour le document « délégation de signature » ainsi que l’annuaire et le trombinoscope ainsi que les organigrammes de l’EPM.Enregistrer et diffuser les CRI et CRP et les groupes repas.Répondre aux communications des agents et prendre les messages.Procéder à l’enregistrement, à la diffusion et au classement à l’archivage des documents de détention et de secrétariat.Renseigner la base documentaire dans le cadre de la labellisation et mettre à jour les données.Suivre et actualiser les autorisations d’accès à l'établissement (vérification des pièces d'identité, du FIJAIS).Planifier les différentes plages horaires de la salle de réunion pour chaque mois. Organiser et mettre à jour le planning de la direction.Mettre à jour les demandes d'habilitation du personnel Unité Sanitaire/SMPR. semaine et les astreintes "direction".Élaborer et rédiger des documents administratifs : collecte des informations, rédactions de documents (notes, lettres, rapports, courriers magistrats et rapport d’activité annuel).Participer et rédiger le procès verbal du conseil d’évaluation de chaque rapport d’activité. Mise en page des documents de labellisation. Rédiger et assurer le suivi du document RPTP.Établir les ordres de mission et les frais déplacement pour les agents sur CHORUS DT.Créer les comptes téléphonie TELIO pour les détenus (cartes rouge et verte) et actualiser le tableau sur le commun EPMGérer les permis de visite et établir le courrier aux familles.Contrôler NED, vérifier et valider les documents en cas de demande de permis de visite déposé par 1 famille. Participer et rédiger « le fil de l’eau » de la gestion de crise. Prise téléphonique des rendez-vous parloirs, tous les mardis et jeudis matins. Composition et effectifs du service : Dépend en fonction du service d’affectation.Votre hiérarchie : Dépend en fonction du service d’affectation.Vos interlocuteurs métiers : Dépend en fonction du service d’affectation.

Profil attendu

Connaissances : - Connaissance des outils bureautiques - Rédiger des notes, rapports, documents Savoir-être : - Discrétion - Rigueur Savoir-faire : - Aptitude à l'écoute et au dialogue - Aptitude à assurer l'interface entre les différents intervenants Expériences professionnelles antérieures souhaitées : Non nécessaire Offres de formation associées à votre prise de poste : Formation d’adaptation à l’emploi en fonction du poste. Perspectives d’évolution professionnelle : Statutaires

Conditions d'exercice

Le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié, relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.

Informations complémentaires

Organisation de travail : Dépend en fonction du service d’affectation. Restauration : Salles repas à disposition. Accessibilité en transport / Parking : Parking, accès Gares ferroviaire et routière, métro, bus.

Métier de référence

Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie

Comprendre ce poste

Le secrétaire de direction au sein d'un établissement pénitentiaire assure la fluidité administrative d'un service complexe. Il organise la circulation de l'information (courrier, dossiers, communications), accueille et oriente publics et agents, et gère la documentation interne. Au-delà des tâches classiques de secrétariat, ce poste exige de gérer des informations sensibles dans un environnement aux protocoles stricts, avec une responsabilité déléguée en ressources humaines. L'agent devient un pivot administratif essentiel pour le fonctionnement du service.

Le recrutement dans ce cadre

Ce poste en catégorie C est ouvert aux titulaires et contractuels, deux voies permettant une stabilisation ultérieure. La catégorie C offre des perspectives d'évolution vers la catégorie B via concours ou avancements internes. L'administration met en place une formation d'adaptation à l'emploi, reconnaissant que le contexte pénitentiaire nécessite un apprentissage spécifique des procédures et des enjeux institutionnels.

Conseils pour candidater

**Valoriser l'expérience de confidentialité et rigueur** : souligner tout background dans un secteur sécurisé ou auprès d'autorités (collectivités, hôpital, institution). L'environnement pénitentiaire exige une discrétion absolue et une organisation irréprochable.

**Démontrer une polyvalence administrative** : mettre en avant la capacité à jongler entre accueil, courrier, archivage et tâches RH. Présentez des exemples concrets d'interface entre services ou d'assistance auprès de responsables.

**Maîtriser les fondamentaux bureautiques** : la rédaction de notes et rapports est centrale ; mentionner toute pratique de gestion documentaire ou de systèmes d'information administratifs renforce la candidature.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. 2026-2343619Fonction publique d'État