Instructeur de dossiers administratif - COMMUNE D'AIX-EN-PROVENCE

Au sein de la Direction Relations Citoyens et Proximité, vous instruisez les demandes de mise à disposition de salles dans le respect des procédures établies (règles de gestion, réglementation...), en utilisant les outils numériques dédiés (logiciels métiers), et vous gérez les plannings des salles et des agents * Instruire les demandes de mise à disposition de salles Vous échangez avec les associations, le protocole et les autres directions. Vous contrôlez les pièces justificatives des demandes et assurez leur classement. Vous rédigez les arrêtés de mise à disposition et de redevance Gérer les plannings des salles et des agents et les documents à leur transmettre (fiche manifestation et état des lieux) Vous vérifiez la disponibilité des créneaux demandés. Vous vous assurez, pour les manifestations ponctuelles, de la validation de l'élu dans le guichet unique. Vous saisissez les créneaux des associations dans l'outil de gestion des plannings (Excel/Planitech). Vous établissez les plannings des agents. * Renseigner des tableaux de suivi et saisir des indicateurs Vous renseignez les tableaux de suivi et vous saisissez les indicateurs (gratuités, manifestations par salle, ouvertures des dimanches par salle...). · Contrôler les aspects RH en lien avec les agents Vous contrôlez les heures supplémentaires et les frais kilométriques des agents.