FP d'État Cat. BEmploi ouvert uniquement aux contractuelsHier

Gestionnaire administratif-ve et financier-ère

École d'économie et de sciences sociales quantitatives de Toulouse – TSE (ouvre un nouvel onglet) — École d'économie et de sciences sociales quantitatives de Toulouse – TSE

Localisation

Haute Garonne (31), France (31)

Télétravail

Oui

Niveau d'études

Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Publication

11 septembre 2026

Date limite

14 octobre 2026

Domaine

Enseignement et formation

Missions principales

Mission 1 : Gestion administrative du programme doctoral - Inscrire les étudiants en doctorat (logiciels APOGEE et ADUM) - Alimenter, vérifier et mettre à jour la base ADUM pour le suivi des thèses - Organiser les déplacements de doctorants (ordres de mission, réservation des titres de transport, hébergement, remboursements des frais de mission), dans le cadre notamment du réseau européen ENTER - Organiser les soutenances de thèse de doctorat et d’HDR (essentiellement de juin à décembre), dans le respect des contraintes réglementaires et logistiques, et de l’organisation des déplacements des membres des jurys (modalités, transport, hébergement) - Planifier les workshops et les reading groups en collaboration avec des enseignants-chercheurs destinés aux doctorants - Suivre et traiter les demandes administratives liées au programme doctoral (relevés de notes, attestations…) - Vérifier et mettre à jour les profils de doctorants sur le site web TSE Mission 2 : Gestion financière - Piloter les aides financières aux doctorants (bourses de vie, bourses de mobilité) - Centraliser les données financières et les pièces justificatives, et contrôler leur validité - Suivre et contribuer au pilotage du budget de l’École Doctorale TSE (engagement des dépenses, suivi des recettes) - Coordonner avec la correspondante financière du Pôle Formation afin d’assurer la continuité de service

Compétences attendues

Mission 1 : Gestion administrative du programme doctoralInscrire les étudiants en doctorat (logiciels APOGEE et ADUM)Alimenter, vérifier et mettre à jour la base ADUM pour le suivi des thèsesOrganiser les déplacements de doctorants (ordres de mission, réservation des titres de transport, hébergement, remboursements des frais de mission), dans le cadre notamment du réseau européen ENTEROrganiser les soutenances de thèse de doctorat et d’HDR (essentiellement de juin à décembre), dans le respect des contraintes réglementaires et logistiques, et de l’organisation des déplacements des membres des jurys (modalités, transport, hébergement)Planifier les workshops et les reading groups en collaboration avec des enseignants-chercheurs destinés aux doctorantsSuivre et traiter les demandes administratives liées au programme doctoral (relevés de notes, attestations…)Vérifier et mettre à jour les profils de doctorants sur le site web TSEMission 2 : Gestion financièrePiloter les aides financières aux doctorants (bourses de vie, bourses de mobilité)Centraliser les données financières et les pièces justificatives, et contrôler leur validitéSuivre et contribuer au pilotage du budget de l’École Doctorale TSE (engagement des dépenses, suivi des recettes)Coordonner avec la correspondante financière du Pôle Formation afin d’assurer la continuité de service

Profil attendu

Les savoirs - Connaissance de l’organisation de la formation dans l’enseignement supérieur et de la recherche - Connaissance du fonctionnement des établissements de l’enseignement supérieur - Connaissance du cadre réglementaire de l’activité – 3ème cycle et gestion budgétaire et comptable - Langue anglaise : niveau B2/C1 (cadre européen commun de référence pour les langues) en vue de l’accompagnement d’un public majoritairement non-francophone - Les savoir-faire opérationnels Maîtriser les outils bureautiques (suite MS Office) et internet - Maîtriser les outils informatiques de gestion – APOGEE, SIFAC+, ADUM - Compétences et expérience en gestion financière Les savoir être comportementaux - Sens de l’organisation - Réactivité et créativité - Sens de l’initiative - Sens relationnel et de la pédagogie - Capacité à gérer le stress - Capacité d’adaptation - Capacité de raisonnement analytique

Conditions d'exercice

Conditions d’exercice favorables - 41 jours de congés et 15 jours de RTT pour une année universitaire complète - Possibilité de travailler à temps plein sur 4,5 jours - Télétravail possible - Cadre de travail en centre-ville - Parking gratuit réservé au personnel - Transports en commun à proximité - Activités sportives variées et moments de cohésion - Moments de convivialité

Informations complémentaires

POUR POSTULER : La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) doit être envoyée par mail au plus tard le 14/10/2026 en indiquant le titre du poste dans l’objet, à l’adresse [email protected] avec copie à [email protected] Renseignements : Louise STRACHAN – Responsable Administrative de l'Ecole Doctotale : [email protected]

Métier de référence

*Chargée / Chargé des études doctorales*

Comprendre ce poste

Ce poste constitue l'un des piliers administratifs d'un programme doctoral de haut niveau. Le chargé des études doctorales pilote le parcours des doctorants de l'inscription à la soutenance, tout en orchestrant la vie scientifique du collectif (workshops, reading groups, mobilités). Au quotidien, il navigue entre inscription dans des logiciels spécialisés (APOGEE, ADUM), organisation logistique complexe des soutenances et des déplacements internationaux, et suivi administratif minutieux. C'est un rôle clé pour maintenir la fluidité d'une école doctoral réputée et l'accompagnement d'une population doctorale largement internationale.

Le recrutement dans ce cadre

Ce contrat en FPE catégorie B s'adresse uniquement aux candidats externes sans statut de fonctionnaire. L'emploi offre une expérience solide dans la gestion administrative d'un établissement de recherche, avec perspective d'évolution vers des postes de coordination ou de direction de programme dans le secteur académique.

Conseils pour candidater

Valoriser toute expérience antérieure en établissement d'enseignement supérieur ou de recherche (université, école doctorale, laboratoire), même partielle : c'est un atout majeur pour comprendre les contraintes réglementaires et le contexte.

Documenter précisément la maîtrise d'APOGEE et ADUM, ou à défaut, une capacité démontrée à maîtriser rapidement des outils informatiques métier spécialisés.

Mettre l'accent sur l'anglais au niveau demandé (B2/C1) avec exemples concrets d'usage professionnel : cette école accueille majoritairement des doctorants étrangers.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. 2026-2407132Fonction publique d'État