DEPAFI Chargé(e) de gestion budgétaire –Baux, fluides et suivi des prestations immobilières au BGSAC

Groupe RIFSEEP : 2Vos activités principales : Le bureau de gestion des sites de l'administration centrale (BGSAC) est un prestataire de service en charge de la gestion du patrimoine immobilier et de soutien logistique de l'ensemble des services centraux du ministère. Le pôle de gestion et de performance est en charge des activités budgétaires et comptables du bureau. Il assume la fonction de RUO sur plusieurs UO des programmes 216 et 723.Sous l'autorité du chef de pôle ou de son adjoint, vous exercerez des fonctions au sein d'un service prescripteur, responsable d'UO, chargé de l'immobilier de l'administration centrale. Vos fonctions portent à ce titre sur les domaines suivants :Suivi budgétaire et programmation- Élaborer, actualiser et suivre les tableaux de bord budgétaires relatifs aux baux, aux fluides et aux prestations immobilières dans l'exercice de la programmation ;- Participer à la programmation et au suivi de l’exécution budgétaire des dépenses ;- Suivre les engagements, les crédits de paiement, les paiements et les restes à payer ;- Contrôler et fiabiliser les données budgétaires et comptables ;- Réaliser les extractions et retraitements nécessaires au suivi de l’exécution budgétaire ;- Assurer le rôle de référent budgétaire auprès du BSPS pour la programmation et l’exécution des dépenses immobilières.Gestion des baux, des fluides et recettes domaniales- Assurer le suivi budgétaire et administratif des baux, AOT/LOA et CBI des immeubles centraux, notamment la création des engagements juridiques (EJ), des tiers et les demandes de visa auprès du CBCM ; (Création des EJ, création des tiers, demande de visas au CBCM, suivi des échéances importantes (dates de renouvellement, préavis, révisions des loyers), Interface avec les bailleurs, agences immobilières ;- assurer la gestion des contrats d’énergie et de fluide : création des demandes d’achats des contrats d’énergie et de fluides ; émission des bons de commande ; actualisation du tableau de suivi des engagements et des paiements ; consultation des comptes clients auprès des fournisseurs d’énergie ; Vérification des échéanciers de facturation ; Contrôle des régularisations et avoirs ;- assurer la gestion des recettes domaniales incluant notamment la refacturation des charges de fonctionnement (collecte, saisie Chorus formulaire et demande de rattachement au comptable, actualisation du tableau de suivi) ; - suivi des opérations de VEFA (Vente en l'état futur d'achèvement) et des fiches-navettes ;- référent auprès du BSPS dans l'exercice de la programmation et l'exécution de ces dépenses immobilières.

Suivi des prestations immobilières (travaux, maintenance, multitechnique) - Assurer la gestion administrative et le suivi des marchés de travaux en lien avec les chefs de projet, notamment dans Ediflex ; - Paramétrer et actualiser les données des marchés dans les systèmes d’information (Ediflex, Chorus Pro, Chorus Cœur) saisie des paramétrages dans Ediflex ; validation des situations de travaux sur Chorus Pro ; coordination avec les chefs de projets ; - suivi administratif et mise à jour des tableaux de suivi ; contrôle et saisie des informations dans les SI (Ediflex, Chorus Pro, Chorus Cœur, PLACE) - vérification de la présence des documents actualisés des marchés sur Chorus cœur et sur la Contratèque (DPGF ; DC4 ; avenants ; révisions…) ; - suivi du rattachement des sous-traitants DC4 dans Chorus Cœur et du paiement ; - calculer et vérifier les révisions de prix, des avances et a - calculer et vérifier les révisions de prix, des avances et acomptes ; - vérifier les cautions et garanties à première demande, suivi des retenues de garantie et des avances ; - compléter les fiches EJC des marchés transmis par le SAILMI. Travaille en lien étroit avec les différents acteurs de la chaîne budgétaire et comptable ainsi qu’avec les services du bureau, les bailleurs, les fournisseurs d’énergie et de fluides, le BSPS, le CBCM et les chefs de projets immobiliers. Référent du suivi budgétaire des dépenses relatives aux baux et aux fluides, notamment dans le cadre de la programmation et du suivi de l’exécution budgétaire. Votre environnement professionnel : Au sein de la SDAI, le bureau de gestion des sites de de l’administration centrale (BGSAC) gère un patrimoine de 300 000 m2 (sur Paris, l'Ile-de-France et la province) en propriété et location ainsi qu'un parc d'appartements. Il programme et réalise les travaux d'entretien, de mise aux normes et de rénovation des locaux, assure les opérations de réaménagement de services. Il assure le soutien logistique des services. Son action, au profit des directions et des agents occupants, est tournée vers toutes les prestations facilitatrices permettant d'optimiser et de garantir la disponibilité des moyens tout en garantissant la stratégie immobilière de l’Etat notamment le schéma directeur immobilier. · Composition et effectifs du service L'équipe du BGSAC est constituée de 123 agents, en grande partie techniciens (ingénieurs, contrôleurs, ouvriers) et contractuels de droit public encadrés. · Liaisons hiérarchiques Vous exercez vos fonctions sous l’autorité de la cheffe du pôle et son adjoint. · Liaisons fonctionnelles Les différents pôles du bureau (administratifs, financiers et techniques), l'ensemble des services de l'administration centrale ainsi que des prestataires extérieurs (entreprises, bureaux d’études, maîtrise d’œuvre).

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : Bonne connaissance de la gestion budgétaire publique et de la chaîne de la dépense. Suivi budgétaire et contrôle de gestion. Connaissance de la commande publique et des marchés. Calendrier budgétaire. Aptitude à la communication écrite et orale. Rigueur, sens de l’organisation, esprit d’équipe. Savoir rendre compte à la hiérarchie. Les formations « ordonnancement de la dépense », Chorus formulaires et Chorus Cœur seront nécessaires pour l’accomplissement de vos fonctions. Possibilité de télétravail deux jours par semaine. Qui contacter ? Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter Le chef du bureau de la gestion des sites de l’administration centrale: Mohamed HADAD Tél : 01 80 15 31 96 - Mel : [email protected] L'adjointe au chef du bureau de la gestion des sites de l’administration centrale : Nolwenn LE BAIL Tél : 01 80 15 34 65 - Mel : [email protected] La cheffe du pôle gestion et performance : Dalel SALEM Tél : 01 80 15 35 46 - Mel : [email protected] Le référent ressources humaines de la DEPAFI : [email protected]