Assistant(e) de direction H/F

Missions de secrétariat / assistanat de direction : - Enregistrer le courrier arrivé (Excel) ; - Gestion des parapheurs pour l'envoi des courriers/décisions du Comité (numérisation et envoi par voie postale et/ou courriel) ; - Se charger de la logistique des séances du comité (mise en place de la salle, préparation des dossiers de séance, commande des plateaux-repas et organisation des déplacements des membres et remboursement de frais) ; - Assurer un rôle d'interface auprès de la DSAF pour : · Le suivi et la gestion de la facturation des dépenses de fonctionnement (préparation et transmission des attestations de service fait,.. ) ; · L'organisation des déplacements des membres pour les séances du Comité mais également des experts et des victimes, en particulier en Polynésie française (billets d'avion, réservation d'hôtel…) dans le cadre des expertises médicales ; - Gestion de la boîte fonctionnelle du secrétariat ; - Accueil des visiteurs et permanence téléphonique ; - Gestion des tickets origami (arrivée / départ des agents, problème techniques rencontrés, etc..) ; - Post-séance : mise à jour des dossiers (application métier et dossiers papier) ; Missions relatives à l'archivage : - Assurer la création matérielle des nouveaux dossiers et leur numérisation (trier les pièces, classer par ordre chronologique les pièces médicales, ..) ; - Numériser les courriers arrivés ; - Assurer le classement et l'archivage des courriers / des documents / des retours d'accusés de réception au sein de chaque dossier ; A noter que les missions d'archivage représentent plus de la moitié du poste. Missions plus ponctuelles / exceptionnelles : - Assurer le secrétariat du président et de la directrice du CIVEN ; - Prise de rendez-vous et tenue des agendas du président et de la directrice ; - Organisation des rencontres avec la presse ;